Työmatkapalvelun käyttöohjeet
Verkkopalvelussamme voit hallita työmatkaetuja itsenäisesti. Tältä sivulta löydät ohjeet yrityksen pääkäyttäjälle ja yrityksen työntekijöille.
Yrityksen pääkäyttäjälle
HSL-työmatkapalvelun pääkäyttäjä on verkkopalvelun yhteyshenkilö. Pääkäyttäjänä voit:
- lähettää työntekijöille kutsuja työmatkaetuun
- muokata edunsaajan työmatkaedun voimassaoloa
- muokata edunsaajan työmatkaedun vyöhykkeitä
- lakkauttaa edut kaikilta työntekijöiltä
- lisätä uusia pääkäyttäjiä palveluun ja
- tarkastella ostoraportteja.
Kun yrityksesi on perustettu HSL-työmatkapalveluun, saat sähköpostiisi viestin, jossa sinut kutsutaan työmatkapalvelun pääkäyttäjäksi. 
Kirjautumista varten tarvitset HSL-tunnuksen. Jos sinulla on jo HSL-tunnus henkilökohtaisessa käytössäsi, kirjaudu palveluun sisään tällä tunnuksella. Älä luo uutta tunnusta, sillä samaan puhelinnumeroon ei voi yhdistää useampaa HSL-tunnusta.
Jos HSL-tunnukseen liitetty salasana on unohtunut, paina "Unohtuiko salasana?" - painiketta. Varmista ensin, että sinulla on vielä pääsy HSL-tunnukseen alun perin liitettyyn sähköpostiin.
Jos sinulla ei ole vielä HSL-tunnusta, valitse "Luo tunnus."
Kun lisäät uutta edunsaajaa:
- Syötä työntekijän työsähköpostiosoite valkoiseen laatikkoon. Voit myös lisätä työntekijälistan esimerkiksi excel-tiedostosta.
- Erota sähköpostiosoitteet toisistaan rivinvaihdolla, puolipisteellä, pilkulla tai välilyönnillä.
Kutsu työmatkaedun käyttäjäksi lähtee työntekijän sähköpostiin heti, vaikka itse etu olisi asetettu alkamaan tulevaisuudessa. Työntekijä voi lunastaa kausilipun HSL-sovelluksessa, vasta kun etu on voimassa.
Esimerkki: Pääkäyttäjä lisää työntekijöiden sähköpostit palveluun 6.6. ja laittaa työmatkaedun voimaan kalenterista 1.7. alkaen. Työntekijät saavat sähköpostiinsa kutsun 6.6., mutta HSL-sovelluksessa lipputuote on saatavilla vasta 1.7. alkaen. Työntekijän saamassa viestissä lukee, milloin etu astuu voimaan.
Työntekijän 30 vuorokauden kausilippu HSL-sovelluksessa uusiutuu automaattisesti ja on jatkuvasti voimassa. Uusi kausilippu veloitetaan kaksi vuorokautta ennen edellisen kauden päättymistä. Yrityksen pääkäyttäjä voi keskeyttää edun HSL-työmatkapalvelussa milloin tahansa, mutta kausilippu jatkuu aina kuluvan kauden loppuun.
Jos syötät työntekijän sähköpostiosoitteen väärin - voit perua kutsun ja lähettää uuden kutsun oikeaan osoitteeseen.
Kutsu perutaan kotivalikon alareunasta kohdasta: ”Lähetetyt edunsaajakutsut”
Tässä kohdassa näkyvät edunsaajat, joille kutsu on lähtenyt, mutta jotka eivät ole vielä kirjautuneet tai rekisteröityneet HSL-sovelluksella.
Kun haluat perua lähetetyn kutsun, paina "Peruuta valitut kutsut" -painiketta.
Mene ylävalikosta välilehdelle "Edunsaajat".
Valitse työntekijä, jonka työmatkaetua haluat muokata.
Paina "Muokkaa edunsaajaa."
Poista ruksi kohdasta "ostot voimassa".
Vahvista muokkaus.
Tämän jälkeen edunsaajan kausilippu ei enää uusiudu HSL-sovelluksessa. Jo veloitettu 30 vuorokauden kausilippu on voimassa kauden loppuun.
Työmatkaedun voimassaolon katkaiseminen HSL-työmatkapalvelusta ei lopeta työntekijän kausilippua puhelimesta kesken kauden. Työntekijän kausilippu on aina voimassa jo veloitetun 30 vuorokauden kauden loppuun asti.
Työntekijä näkee kausilippunsa seuraavan veloituspäivän HSL-sovelluksen tiedoista. Jos haluat päättää kausilipun jo veloitetun kauden loppuun, on lippu irtisanottava ennen seuraavaa veloituspäivää.
Mene "Edunsajaat"-välilehdelle ja valitse muokkaa edunsaajaa.
Valitse vyöhykkeet.
Valitse alasvetovalikosta oikea vyöhyke/vyöhykkeet
Tallenna.
Mene ylänavigaatiosta Edunsaajat –välilehdelle
Valitse ylin ruksi (Sukunimi, Etunimi, Oikeus etuuteen, Oikeus etuun päättyy)
Valitse "Muokkaa edunsaajia".
Poista ruksi kohdasta "ostot voimassa"
Vahvista muokkaus.
Tämän jälkeen työntekijöiden kausiliput eivät enää uusiudu HSL-sovelluksessa. Jo veloitetut kausiliput ovat voimassa veloitetun kauden loppuun.
Valitse ylävalikosta otsikko ”Yrityksen tiedot”.
Selaa sivua alas, sen oikeassa alalaidassa on toiminto ”lisää uusi pääkäyttäjä”.
Syötä uuden pääkäyttäjän sähköpostiosoite laatikkoon.
Huomaathan, että pääkäyttäjä tarvitsee HSL-tunnuksen palveluun kirjautumiseen. Pääkäyttäjän HSL-tunnukseen liitetyn sähköpostin tulee olla sama osoite kuin mihin kutsu on lähtenyt.
HSL-tunnukseen liitetyn sähköpostin voi itse vaihtaa palvelussa.
Valitse ylänavigaatiosta välilehti ”Raportit”
Valitse kalenterista ajanjakso, jolta haluat raportit
Paina lataa raportti ja saat excel-muotoisen raportin ostoista
Työntekijälle
HSL-työmatkaetu on jatkuvasti voimassaoleva 30 vuorokauden kausilippu. Työnantaja myöntää edun työntekijälle, joka ottaa sen käyttöön HSL-sovelluksessa. Kun työnantaja on aktivoinut edun, saa työntekijä sähköpostiinsa kutsun, jonka kautta etu otetaan käyttöön.
Jos sinulla on jo käytössäsi jatkuva säästötilaus kuluttaja-asiakkaana, voit lopettaa tilauksen 360 vrk:n jälkeen ilman irtisanomismaksua.
- Saat työpaikan sähköpostiosoitteeseesi viestin, jossa työnantajasi kutsuu sinut työmatkaedun käyttäjäksi.
- Viestissä on mukana vahvistuskoodi, jota voit tarvita myöhemmin käyttöönoton aikana.
- Kopio koodi tai kirjoita se ylös myöhempää käyttöä varten.
- Paina ”Aloita HSL-työmatkaedun käyttö” siirtyäksesi käyttöönottoapuriin.
- Saat viestin myös siinä tapauksessa, että etu on asetettu alkamaan myöhempänä ajankohtana.
- Näet viestistä päivämäärän, jolloin työmatkaedun voimassaolo alkaa.
- Jos etu alkaa vasta tulevaisuudessa, kausilippua ei vielä voi ottaa käyttöön HSL-sovelluksessa.
Paina ”Jatka kirjautumiseen”, jolloin kirjautumissivu aukeaa.
Jos sinulla on jo HSL-tunnus, kirjaudu sisään.
Jos olet unohtanut HSL-tunnuksesi salasanan, älä luo uutta tunnusta! Tilaa salasanan vaihtolinkki HSL-tunnukseen liittämääsi sähköpostiin joko hsl.fi:stä tai HSL-sovelluksesta:
- HSL.fi:ssä valitse oikeasta yläkulmasta henkilöikoni ja paina -> Unohtuiko salasana?
- HSL-sovelluksessa mene valikkoon Lisää -> Asetukset -> Kirjaudu sisään HSL-tunnuksella -> Unohtuiko salasana?
Jos sinulla ei ole vielä HSL-tunnusta, paina "Luo tunnus".
Kun olet kirjautunut tai luonut tunnuksen, pyydämme sinua antamaan vahvistuskoodin ja sen sähköpostiosoitteen, johon sait vahvistuskoodin.
HSL-työmatkaedun käyttöönotto edellyttää vahvaa tunnistautumista, jolla varmistamme, että:
- Olet henkilö, jolle työnantaja on tarkoittanut edun.
- Kotikuntasi sijaitsee HSL-alueella tai kehyskunnassa.
- Kotiosoitteesi sijainnin, joka määrittää sinulle myönnettävät vyöhykkeet.
Voit tehdä vahvan tunnistautumisen joko verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Varmista, että sinulle on annettu oikeat vyöhykkeet. Tämän jälkeen voit ottaa edun käyttöösi HSL-sovelluksessa.
Jos vyöhykkeesi ovat väärin, älä vielä kirjaudu HSL-sovellukseen ja ota lippua käyttöön. Ota yhteyttä yrityksesi HSL-työmatkaedun pääkäyttäjään. Hän voi vaihtaa oikeat vyöhykkeet työmatkaetuusi.
Lataa HSL-sovellus: iOS-laitteisiin App Store -sovelluskaupasta tai Android-laitteisiin Google Play -sovelluskaupasta.
Lataamisen jälkeen kirjaudu sisään HSL-tunnuksellasi. Tunnus on sama, jonka loit tai jolla kirjauduit sisään käyttöönottoapuria käyttäessäsi.
Mikäli sinulla on jo HSL-sovellus ja olet kirjautunut sisään, voit ohittaa tämän vaiheen. Tarkista kuitenkin, että sinulla on käytössäsi viimeisin versio HSL-sovelluksesta!
Avaa sovellus.
Etene jatkuvan kausilipun ostoon ja valitse maksutavaksi HSL-työmatkaetu.
Jos maksutapaa "HSL-työmatkaetu" ei löydy sovelluksesta, tarkista työnantajaltasi, mistä päivämäärästä alkaen työmatkaetusi on voimassa.
Voit ottaa kausilipun käyttöösi HSL-sovelluksessa vasta kun työmatkaetusi on voimassa.
Kun valitset edellisessä näkymässä ”Ota käyttöön”, HSL-sovellus tarjoaa sinulle automaattisesti oikeaa lipputuotetta.
Jos sinulla kuitenkin on sovelluksessa voimassa ostorajoitus esim. 20 euroa/vrk, lipun osto ei onnistu ja saat ilmoituksen "Asetettu ostoraja on täynnä."
Muokkaa päivittäistä ostorajoitusta asetuksista suuremmaksi tai poista se kokonaan. Tämän jälkeen HSL-sovellus tarjoaa sinulle automaattisesti oikeaa lipputuotetta ja maksutapaa.
Tarkista, että maksutavaksi on valittu HSL-työmatkaetu ja työnantajasi nimi on oikein. (tässä ”Esimerkki Oy”).
Työmatkaedulla ei saa ostettua opiskelijahintaisia lippuja, koska opiskelija-alennus on määräaikainen ja työmatkaedussa lipputuote on jatkuva.
Tällöin HSL-sovellus antaa seuraavan virheilmoituksen:
Jotta lipun voi ostaa HSL-työmatkaedulla, tulee opiskelijan muokata omien tietojensa käyttölupaa Oma Opintopolku -palvelussa.
Toimi näin:
1. Kirjaudu Oma Opintopolku -palveluun
2. Valitse nimesi alta avautuvasta vetovalikosta ”Tietojeni käyttö”
3. Ota pois lupa välittää opiskelutiedot HSL-sovellukseen.
4. Kirjaudu uudestaan HSL-sovellukseen
5. Valitse Lisää -> Asetukset -> Omat tiedot ja valitsemaan alalaidassa olevan ”Tunnistaudu uudestaan”.
Tämän jälkeen HSL-sovellus antaa vaihtoehdoksi kausilipun ostamisen HSL-työmatkaedulla.
Voit valita otatko lipun käyttöön heti vai myöhemmin. Kausilipun aloituspäivämäärää voi muokata valikosta "Ensimmäinen veloitus". Valitse alasvetovalikosta päivämäärä, jolloin lipun voimassaoloaika alkaa. Paina sitten "Hyväksy maksu". Jos et muokkaa aloitusajankohtaa, lippu on voimassa heti.
Onneksi olkoon! Olet nyt saanut onnistuneesti HSL-työmatkaedun käyttöösi! Lippu on voimassa 30 vuorokautta kerrallaan ja uusiutuu automaattisesti.
Kun osto on vahvistettu ja lippu on voimassa, voit tarkistaa tilauksesi tiedot painamalla nappia "Tarkista tilauksesi tiedot".
Jos sinulla tulee joskus tarve vaihtaa vyöhykkeitäsi tai lipun voimassaoloaikaa, ota yhteyttä työpaikkasi HSL-työmatkaedun pääkäyttäjään. Vyöhykkeiden vaihdon tai lipun päättämisen yhteydessä, kerro pääkäyttäjälle lipun seuraavan veloituksen ajankohta, jonka näet sovelluksesta. Muutokset lippuun tulee tehdä ennen seuraavaa veloitusta.
