Työmatkapalvelun käyttöohjeet
Verkkopalvelussamme voit hallita työmatkaetuja itsenäisesti. Tältä sivulta löydät ohjeet yrityksen pääkäyttäjille ja yrityksen työntekijöille.
Yrityksen pääkäyttäjille
Pääkäyttäjänä voit:
- lähettää työntekijöille kutsuja työmatkaetuun
- muokata edunsaajan työmatkaedun voimassaoloa
- muokata edunsaajan työmatkaedun vyöhykkeitä
- asettaa yhden tai useamman edunsaajan edulle uuden aloitus- ja /tai lopetuspäivän
- lisätä edunsaajille laskun ja tunnisteen
- lisätä uusia pääkäyttäjiä palveluun
- tarkastella ostoraportteja.
Kun yrityksesi tili on perustettu verkkopalveluun, saat sähköpostiisi viestin, jossa sinut kutsutaan palvelun pääkäyttäjäksi.
Paina sähköpostin linkkiä "Luo yritystunnus". Sinut ohjataan seuraavaan näkymään.
Valitse "Jatka kirjautumiseen".
Valitse "Luo tunnus", jotta saat luotua henkilökohtaisen HSL-yritystunnuksen. HUOM! vaikka näkymässä puhutaan HSL-tunnuksesta tarkoittaa se tässä yhteydessä HSL-yritystunnusta.
Täytä tiedot ja valitse uusi 12-numeroinen salasana. Laita salasana talteen. Jatkossa käytät tätä tunnusta ja siihen liitettyä salasaa, kun toimit yrityksen pääkäyttäjänä HSL-työmatkapalvelussa.
Vahvista sähköpostiosoitteesi painamalla jatka.
Valitse "Lähetä koodi", jotta voit vahvistaa sähköpostiosoitteesi.
Syötä sähköpostiin saamasi vahvistuskoodi alle avautuvaan laatikkoon. Sähköpostiviestin saapumisessa voi kestää muutama minuutti. Sähköposti tulee osoitteesta do-not-reply@hsl.fi
Syötä sähköpostiin saamasi koodi alasvetovalikkoon.
Sähköpostisoitteen vahvistamisen jälkeen sinut ohjataan vahvaan tunnistautumiseen.
Nyt olet luonnut ja vahvistanut henkilökohtaisen yritystunnuksen. Voit jatkaa suoraan palveluun valitsemalla siirry palveluun.
Saat sähköpostiisi vahvistusviestin, kun olet luonut yritystunnuksen onnistuneesti.
Ensimmäisen kirjautumiskerran jälkeen pääset kirjautumaan HSL-työmatkapalveluun osoitteessa https://tyomatkat.hsl.fi/ Tämä osoite kannattaa tallentaa selaimen kirjainmerkkeihin.
Kun lisäät uutta edunsaajaa:
- Syötä työntekijän työsähköpostiosoite valkoiseen laatikkoon. Voit myös kopioida työntekijälistan esimerkiksi excel-tiedostosta.
- Erota sähköpostiosoitteet toisistaan rivinvaihdolla, puolipisteellä, pilkulla tai välilyönnillä.
- Voit lisätä edunsaajan tietoihin laskun, jolla haluat hänen näkyvän jatkossa. Oletuslaskuna näkyy yrityksen nimi ja viitteenä mobiililiput. Jos haluat jakaa edunsaajia useammalle laskulle, ilmoita ensin uuden laskun tiedot ja viite osoitteeseen yritysmyynti@hsl.fi.
- Voit lisätä edunsaajan tietoihin myös vapaavalintaisen tunnisteen, joka näkyy jatkossa laskulla.
Kutsu työmatkaedun käyttäjäksi lähtee työntekijän sähköpostiin heti. Kutsu on voimassa 30 vuorokautta. Jos työntekijä ei aktivoi etua käyttöönsä 30 päivän sisällä, lähetä uusi kutsu.
Työntekijä saa kutsun heti, vaikka edun alkamisajankohta voi olla tulevaisuudessa. Edulla voi kuitenkin aktivoida kausilipun HSL-sovellukseen ajastettuna jo ennakkoon. Työntekijä voi matkustaa kausilipulla vasta, kun se on voimassaolo alkaa.
Esimerkki
Pääkäyttäjä lisää työntekijöiden sähköpostit palveluun 6.6. ja laittaa työmatkaedun voimaan kalenterista 1.7. alkaen. Työntekijät saavat sähköpostiinsa kutsun 6.6., mutta HSL-sovelluksessa lipputuote on saatavilla vasta 1.7. alkaen. Työntekijän saamassa viestissä lukee päivämäärä, jolloin etu astuu voimaan.
Työntekijän 30 vuorokauden kausilippu HSL-sovelluksessa uusiutuu automaattisesti ja on jatkuvasti voimassa. Yrityksen pääkäyttäjä voi keskeyttää edun HSL-työmatkapalvelussa milloin tahansa, mutta kausilippu jatkuu aina kuluvan kauden loppuun.
Huom! Uusi kausilippu veloitetaan kaksi vuorokautta ennen edellisen kauden päättymistä. Kausilipun tilaus pitää päättää vähintään 3 vuorokautta ennen uuden kauden alkamista.
Jos syötät työntekijän sähköpostiosoitteen väärin - voit perua kutsun ja lähettää uuden kutsun oikeaan osoitteeseen.
Kutsu perutaan kotivalikon alareunasta kohdasta: ”Lähetetyt edunsaajakutsut”
Tässä kohdassa näkyvät edunsaajat, joille kutsu on lähtenyt, mutta jotka eivät ole vielä kirjautuneet tai rekisteröityneet HSL-sovelluksella.
Kun haluat perua lähetetyn kutsun, paina "Peruuta valitut kutsut" -painiketta.
Mene ylävalikosta välilehdelle "Edunsaajat".
Paina nuolinäppäintä, josta työntekijän tiedot avautuvat.
Paina "Näytä kaikki tiedot".
Valitse: "Lopeta etu".
Vahvista muokkaus.
Tämän jälkeen edunsaajan kausilippu ei enää uusiudu HSL-sovelluksessa. Jo veloitettu 30 vuorokauden kausilippu on voimassa kauden loppuun.
Huom. Työmatkaedun voimassaolon katkaiseminen HSL-työmatkapalvelusta ei lopeta työntekijän kausilippua puhelimesta kesken kauden. Työntekijän kausilippu on aina voimassa jo veloitetun 30 vuorokauden kauden loppuun asti.
Työntekijä näkee kausilippunsa seuraavan veloituspäivän HSL-sovelluksen tiedoista. Jos haluat päättää kausilipun jo veloitetun kauden loppuun, on lippu irtisanottava ennen seuraavaa veloituspäivää.
Huom. Uusi kausilippu veloitetaan kaksi vuorokautta ennen edellisen kauden päättymistä. Kausilipun tilaus pitää päättää vähintään kolme vuorokautta ennen uuden kauden alkamista.
Mene ylänavigaatiosta Edunsaajat –välilehdelle
Valitse ylin ruksi (Sukunimi, Etunimi, Oikeus etuuteen, Oikeus etuun päättyy)
Näin muokkaat kaikkia sivulla olevia työntekijöitä.
Paina "Muokkaa edunsaajaa".
Voit lopettaa edut heti poistamalla ruksin “Ostot voimassa” -valinnasta.
Voit asettaa edut heti päälle lisäämällä ruksin “Ostot voimassa” -valintaan.
Jos haluat asettaa edun voimaan tiettynä päivänä, voit tehdä sen “Aseta uusi aloituspäivä” -toiminnolla. Käytä tätä toimintoa esimerkiksi silloin, kun haluat ajastaa työntekijälle tai työntekijäryhmälle edun aloituksen tiettynä päivämääränä. Huomaa, että jos työntekijän etu on ollut toistaiseksi voimassa ja asetat sille uuden aloituspäivämäärän, työntekijän lippu ei enää uusiudu sovelluksessa ennen tätä päivämäärää. Jo voimassa oleva lippu on voimassa 30 vuorokauden kauden loppuun.
Jos haluat lopettaa edun tiettynä päivänä, voit tehdä sen “Aseta uusi lopetuspäivä” -toiminnolla. Käytä tätä toimintoa esimerkiksi silloin, kun haluat ajastaa työntekijälle tai työntekijäryhmälle tietyn päivämäärän, jonka jälkeen heidän kausilippunsa ei enää uusiudu HSL-sovelluksessa. Jo ostettu lippu on voimassa 30 vuorokauden kauden loppuun.
Jos haluat saada palvelusta useamman erillisen laskun, ilmoita uuden laskun tiedot lähettämällä sähköpostia osoitteeseen yritysmyynti@hsl.fi
Jokaisella edunsaajalla on oletuksena lasku yrityksen nimellä ja viitteenä mobiililiput.
Kun laskun tiedot on lisätty HSL-työmatkapalveluun, voit valita minkä laskun liität edunsaajaan. Voit tehdä tämän, kun muokkaat edunsaajan tietoja tai lisäät uuden edunsaajan palveluun.
Edunsaajalle voi lisätä vapaavalintaisen tunnisteen, esimerkiksi henkilönumeron. Tunniste-tiedon voi myös jättää tyhjäksi.
Mene ylävalikosta välilehdelle "Edunsaajat".
Valitse muokattava edunsaaja ruksilla listasta. Voit myös valita samalta sivulta useamman edunsaajan, jos heille kaikille tulee sama tunniste.
Valitse alavalikosta "Muokkaa edunsaajia" ja "Tunniste". Lisää vapaavalintainen tunniste.
Mene "Edunsaajat"-välilehdelle ja valitse muokkaa edunsaajaa.
Valitse vyöhykkeet.
Valitse alasvetovalikosta oikea vyöhyke/vyöhykkeet
Tallenna.
Mene ylänavigaatiosta Edunsaajat –välilehdelle
Valitse ylin ruksi (Sukunimi, Etunimi, Oikeus etuuteen, Oikeus etuun päättyy)
Valitse "Muokkaa edunsaajia". Poista ruksi kohdasta "Ostot voimassa".
Vahvista muokkaus.
Tämän jälkeen työntekijöiden kausiliput eivät enää uusiudu HSL-sovelluksessa. Jo veloitetut kausiliput ovat voimassa veloitetun kauden loppuun.
Huom. Uusi kausilippu veloitetaan kaksi vuorokautta ennen edellisen kauden päättymistä. Kausilipun tilaus pitää päättää vähintään 3 vuorokautta ennen uuden kauden alkamista.
Valitse ylävalikosta otsikko ”Yrityksen tiedot”.
Selaa sivua alas. Sivun oikeassa alalaidassa on toiminto ”lisää uusi pääkäyttäjä”. Syötä uuden pääkäyttäjän sähköpostiosoite laatikkoon.
Huomaathan, että pääkäyttäjä tarvitsee HSL-tunnuksen palveluun kirjautumiseen. Pääkäyttäjän HSL-tunnukseen liitetyn sähköpostin tulee olla sama osoite kuin mihin kutsu on lähtenyt. HSL-tunnukseen liitetyn sähköpostin voi itse vaihtaa palvelussa.
Valitse ylänavigaatiosta välilehti ”Raportit”.
Valitse kalenterista ajanjakso, jolta haluat raportit.
Paina lataa raportti ja saat excel-muotoisen raportin ostoista.
Huomaathan, että raportille tallentuvat ostotiedot. Jos olet lisännyt edunsaajille tunniste- ja laskutietoja, ne tulevat näkyviin raportille seuraavan ostotapahtuman yhteydessä.
Kun haluat hallinnoida useamman yrityksen tilejä työmatkapalvelussa samalla HSL-yritystunnuksella, toimi näin.
1. Täytä hakemus jokaisesta yrityksestä erikseen ja laita yhteyshenkilön tietoihin sähköpostiosoite, johon haluat saada kutsut pääkäyttäjäksi.
2. Saat meiltä sähköpostiisi kutsun pääkäyttäjäksi jokaisesta yrityksestä erikseen.
3. Luo henkilökohtainen yritystunnus ensimmäisen yrityksen pääkäyttäjäkutsun kautta.
4. Kun saat seuraavat kutsut pääkäyttäjäksi sähköpostilla, seuraa linkkiä ja kirjaudu sisään jo luomallasi HSL-yritystunnuksella.
Huom! Älä luo jokaiselle yritykselle omaa yritystunnusta vaan kirjaudu sisään jo luomallasi yritystunnuksella.
Jatkossa voit hallinnoida samalla HSL-yritystunnuksella kaikkia niitä yrityksiä, joiden pääkäyttäjäksi sinut on kutsuttu.
Kun kirjaudut sisään palveluun, valitse minkä yrityksen puolesta asioit. Voit vaihtaa yritysten välillä myös kesken asioinnin oikealla yläkulmassa olevasta valikosta.
Työntekijälle
HSL-työmatkaetu on jatkuvasti voimassaoleva 30 vuorokauden kausilippu. Työnantaja myöntää edun työntekijälle, joka ottaa sen käyttöön HSL-sovelluksessa. Kun työnantaja on aktivoinut edun, saa työntekijä sähköpostiinsa kutsun, jonka kautta etu otetaan käyttöön.
Jos sinulla on jo käytössäsi jatkuva säästötilaus kuluttaja-asiakkaana, voit lopettaa tilauksen 360 vuorokauden jälkeen ilman irtisanomismaksua.
- Saat työpaikan sähköpostiosoitteeseesi viestin, jossa työnantajasi kutsuu sinut työmatkaedun käyttäjäksi.
- Viestin linkki on voimassa 30 päivää ja vanhenee sen jälkeen.
- Jos linkki on vanhentunut, pyydä yhteyshenkilöänne lähettämään uusi kutsu.
- Huomaathan, että tarvitset viestissä ilmoitettua vahvistuskoodia vain, jos käytät käyttöönotossa eri sähköpostiosoitetta kuin mihin kutsuviesti on saapunut.
- Saat viestin myös siinä tapauksessa, että etu on asetettu alkamaan myöhempänä ajankohtana.
- Näet viestistä päivämäärän, jolloin työmatkaedun voimassaolo alkaa.
- Jos etu alkaa vasta tulevaisuudessa, voit ostaa kausilipun sovelluksessa "ajastettuna lippuna". Tällöin lippu on ostettu jo valmiiksi, mutta voit matkustaa sillä vasta kun edun voimassaolo alkaa. (Katso tarkemmin ohjeiden kohdasta "Ota käyttöön HSL-sovelluksessa")
- Paina ”Aloita HSL-työmatkaedun käyttö” siirtyäksesi käyttöönottoapuriin.
Paina ”Jatka kirjautumiseen”, jolloin kirjautumissivu aukeaa.
Jos sinulla on jo HSL-tunnus, kirjaudu sisään.
Jos olet unohtanut HSL-tunnuksesi salasanan, älä luo uutta tunnusta! Tilaa salasanan vaihtolinkki HSL-tunnukseen liittämääsi sähköpostiin joko hsl.fi:stä tai HSL-sovelluksesta:
- HSL.fi:ssä valitse oikeasta yläkulmasta henkilöikoni ja paina -> Unohtuiko salasana?
- HSL-sovelluksessa mene valikkoon Lisää -> Asetukset -> Kirjaudu sisään HSL-tunnuksella -> Unohtuiko salasana?
Jos sinulla ei ole vielä HSL-tunnusta, paina "Luo tunnus".
Kysymme vahvistuskoodia jos HSL-tunnuksesi sähköpostiosoite on eri kuin mihin olet saanut edun käyttöönottokutsun.
HSL-työmatkaedun käyttöönotto edellyttää vahvaa tunnistautumista, jolla varmistamme, että:
- Olet henkilö, jolle työnantaja on tarkoittanut edun.
- Kotikuntasi sijaitsee HSL-alueella tai kehyskunnassa.
- Kotiosoitteesi sijainnin, joka määrittää sinulle myönnettävät vyöhykkeet.
Voit tehdä vahvan tunnistautumisen joko verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Tarkista, että tunnistautumisen yhteydessä haettu kotiosoitteesi on oikein.
Tarkista, että työpaikkasi osoite vastaa sitä pääasiallista toimipistettä, jossa käyt töissä.
Jos tiedoissa ei ole muokattavaa, valitse jatka. Jos tiedoissa on virhe, voit korjata osoitteita vastaamaan oikeaa kotiosoitettasi ja työpaikkasi tai toimipisteesi osoitetta.
Jos tarvitset työmatkallesi eri vyöhykkeet, ota yhteyttä oman yrityksesi HSL-työmatkaedun pääkäyttäjään. Yrityksesi pääkäyttäjä voi muokata sinulle tarvitsemasi vyöhykkeet ennen kuin otat lipun käyttöösi HSL-sovelluksessa. 
Huom! Älä osta kausilippua HSL-sovelluksessa, jos vyöhykevalinta on väärin. Jos olet jo ostanut kausilipun HSL-työmatkaedullasi, vyöhykkeisiin tehtävät muutokset tulevat voimaan vasta lipun uusiuduttua 30 päivän kuluttua.
Lataa HSL-sovellus: iOS-laitteisiin App Store -sovelluskaupasta tai Android-laitteisiin Google Play -sovelluskaupasta.
Lataamisen jälkeen kirjaudu sisään HSL-tunnuksellasi. Tunnus on sama, jonka loit tai jolla kirjauduit sisään käyttöönottoapuria käyttäessäsi.
Jos sinulla on jo HSL-sovellus ja olet kirjautunut sisään, voit ohittaa tämän vaiheen. Tarkista kuitenkin, että sinulla on käytössäsi viimeisin versio HSL-sovelluksesta!
Avaa sovellus ja kirjaudu sisään HSL-tunnuksella.
Etene jatkuvan kausilipun ostoon.
Voit ottaa lipun käyttöön heti tai ohittaa ponnahdusikkunan.
Jos ponnahdusikkunaa ei tule, etene jatkuvan kausilipun ostoon ja valitse maksutavaksi HSL-työmatkaetu.
Jos maksutapaa "HSL-työmatkaetu" ei löydy sovelluksesta, tarkista työnantajaltasi, mistä päivämäärästä alkaen työmatkaetusi on voimassa.
Voit ottaa kausilipun käyttöösi HSL-sovelluksessa vasta kun työmatkaetusi on voimassa.
Onneksi olkoon! Olet nyt saanut onnistuneesti HSL-työmatkaedun käyttöösi! Lippu on voimassa 30 vuorokautta kerrallaan ja uusiutuu automaattisesti.
Sovellus tarkistaa työmatkaetusi voimassaolon aina 2 vuorokautta ennen edellisen 30 vuorokauden kausilipun päättymistä. Kun työmatkaetusi on voimassa jatkuvana, saat automaattisesti uuden kausilipun - eikä sinun tarvitse tehdä mitään.
Kun osto on vahvistettu ja lippu on voimassa, voit tarkistaa tilauksesi tiedot painamalla nappia "Tarkista tilauksesi tiedot".
Jos sinulla tulee joskus tarve vaihtaa vyöhykkeitäsi tai lipun voimassaoloaikaa, ota yhteyttä työpaikkasi HSL-työmatkaedun pääkäyttäjään. Vyöhykkeiden vaihdon tai lipun päättämisen yhteydessä, kerro pääkäyttäjälle lipun seuraavan veloituksen ajankohta, jonka näet sovelluksesta. Muutokset lippuun tulee tehdä ennen seuraavaa veloitusta.
Usein kysytyt kysymykset
Etkö löytänyt vastausta kysymykseesi? Katso vielä usein kysytyt kysymykset.
Eikö kausilipun osto onnistu? Tarkista onko sinulla sovelluksessa voimassa ostorajoitus. Jos sinulla on voimassa ostorajoitus esimerkiksi 20 euroa/vrk, ei kausilipun osto onnistu ja saat ilmoituksen "Asetettu ostoraja on täynnä."
Muokkaa päivittäistä ostorajoitusta asetuksista suuremmaksi tai poista se kokonaan. Tämän jälkeen HSL-sovellus tarjoaa sinulle automaattisesti oikeaa lipputuotetta ja maksutapaa.
Tarkista vielä, että maksutavaksi on valittu HSL-työmatkaetu ja työnantajasi nimi on oikein. (tässä ”Esimerkki Oy”).
Työmatkaedulla ei saa ostettua opiskelijahintaisia lippuja, koska opiskelija-alennus on määräaikainen ja HSL-työmatkaedun lipputuote on jatkuva.
Tällöin HSL-sovellus antaa seuraavan virheilmoituksen:
Jotta lipun voi ostaa HSL-työmatkaedulla, tulee opiskelijan muokata omien tietojensa käyttölupaa Oma Opintopolku -palvelussa.
Toimi näin:
1. Kirjaudu Oma Opintopolku -palveluun
2. Valitse nimesi alta avautuvasta vetovalikosta ”Tietojeni käyttö”
3. Ota pois lupa välittää opiskelutiedot HSL-sovellukseen.
4. Kirjaudu uudestaan HSL-sovellukseen
5. Valitse Lisää -> Asetukset -> Omat tiedot ja valitsemaan alalaidassa olevan ”Tunnistaudu uudestaan”.
Tämän jälkeen HSL-sovellus antaa vaihtoehdoksi kausilipun ostamisen HSL-työmatkaedulla.
Voit valita otatko lipun käyttöön heti vai myöhemmin. Kausilipun aloituspäivämäärää voi muokata valikosta "Ensimmäinen veloitus". Valitse alasvetovalikosta päivämäärä, jolloin lipun voimassaoloaika alkaa. Paina sitten "Hyväksy maksu". Jos et muokkaa aloitusajankohtaa, lippu on voimassa heti.
HSL-alueella asuva ja työskentelevä henkilö voi saada työmatkaedun työmatkapalvelun kautta, vaikka yrityksen toimipaikka olisi HSL-alueen ulkopuolella. Tällöin edunsaajalle tarjotaan automaattisesti AB-kausilippua. Edunsaaja voi muokata koti- ja toimipaikan osoitetta niin, että saa käyttöönsä työmatkaliikkumiseensa tarvitsemansa vyöhykkeet. Myös yrityksen pääkäyttäjä voi muokata työntekijän vyöhykkeitä.
Jos hallinnoit työpaikkasi työmatkaetuja HSL-työmatkapalvelussa, kirjaudut sisään HSL-työmatkapalveluun HSL-yritystunnuksella. Lisäksi sinulla voi olla henkilökohtaiseen HSL-asiointiin erillinen yksityinen HSL-tunnus, jota käytät esimerkiksi oman kausilippusi ostamiseen HSL-sovelluksessa.
Jos käytät salasanan tallentamiseen password manageria tai tallennat salasanan selaimen muistiin, niin selain tai password manager ei aina tunnista yritätkö kirjautua yritysasiakkaana vai yksityisasiakkaana. Laita salasanat muistiin palvelukohtaisesti, jotta voit virhetilanteessa tarkistaa mikä salasana kuuluu yrityksen nimissä asiointiin ja mikä salasana on taas henkilökohtaiseen käyttöön varattu.