Kaupunkipyöräjärjestelmän rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

HKL Helsingin kaupungin liikennelaitos - liikelaitos

Toinen linja 7 A
00530 Helsinki
PL 1400, 00099 Helsingin kaupunki
+358 9 310 34980

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Projekti-insinööri Samuli Mäkinen
HKL Helsingin kaupungin liikennelaitos - liikelaitos
Infra ja kalusto
Eurantie 5-7 4. krs, 00550 Helsinki
PL 1400
00099 Helsingin kaupunki
GSM +358 40 532 3594
Puh. +358 9 310 34980

3. Rekisterin nimi

Helsingin kaupunkipyöräjärjestelmän käyttäjärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi (henkilötietolaki 8 §).

Kaupunkipyöräjärjestelmän asiakasrekisterin tietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen ja palvelun toteutukseen. Asiakkaan yksilöintitietoja käytetään henkilön tunnistamiseen ongelmatilanteissa, yhteydenottoon järjestelmän toimintaan liittyvien viestien välittämisessä käyttäjätietojen näyttämiseen käyttäjälle itselleen palvelun internetsivuilla, joilla käyttäjä voi myös muuttaa tietojaan. Tietoja käytetään myös järjestelmän toimintaa kuvaaviin tilastoihin, joissa käyttäjät eivät ole tunnistettavissa.

Korttimaksaminen tapahtuu turvallisesti suojatulla maksulomakkeella Stripe Payments Europe Ltd –maksupalvelun välityksellä. HKL:llä, HSL:llä, Smoovella, eikä Citybike Finland Oy:llä ole pääsyä korttitietoihin eikä maksukortin tietoja sellaisenaan tallenneta järjestelmiimme. Kortista tallennetaan maksupalvelun ilmoittama osa maksukortin numerosta, viimeinen voimassaolopäivämäärä sekä minkä yrityksen maksukortti on käytössä. Näillä tiedoilla näytetään käyttäjälle minkä kortin on käyttäjä kaupunkipyöräjärjestelmään liittänyt. Käytössämme on vain valtuutus veloittaa käyttäjältä käyttöehtojen mukaiset maksut valitun käyttöjakson aikana.

Muu käyttö:
Asiakasrekisterin tietoja käytetään suoramarkkinointiin henkilötietolain 19 §:n mukaisesti asiakkaan nimenomaisella suostumuksella.

5. Rekisterin tietosisältö

Kaupunkipyöräjärjestelmän asiakasrekisteri sisältää kaupunkipyöräjärjestelmän käyttäjiä (asiakkaita) koskevat seuraavat tiedot.

Asiakastiedot

Rekisteröityessä syötetyt tiedot

  • Nimi
  • Osoite
  • Syntymäaika
  • Maksetun käyttöjakson alkamispäivä ja päättymispäivä
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Käyttäjätunnus
  • Pin-koodi
  • Kieli
  • Postinumero tai asuinmaa
  • Status, onko käyttäjä nyt aktiivinen
  • Matkakortin numero, jos käyttäjä on lisännyt järjestelmään tunnisteekseen matkakortin
  • Maksupalvelun ilmoittama osa maksukortin numerosta, viimeinen voimassaolopäivämäärä sekä minkä yrityksen maksukortti on käytössä. Näillä tiedoilla näytetään käyttäjälle minkä kortin on kaupunkipyöräjärjestelmään liittänyt, mutta koko maksukortin numeroa rekisteriin ei tallenneta.
  • Mahdollinen asiakkaan nimenomainen suostumus suoramarkkinointiin

Käyttötapahtumat

  • Toteutunut käyttö, josta tallennetaan tieto lähtö- ja päätepisteestä, ajankohta, käytetty kaupunkipyörä, sekä ajettu matka
  • Maksutapahtumat
  • Tieto mahdollisista toistaiseksi veloittamattomista maksuista

Käyttökielto

Käyttäjä voidaan asettaa käyttökieltoon käyttöehtojen mukaisesti

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterin tiedot saadaan asiakkaalta itseltään hänen rekisteröityessään.
Käytön toteutumatiedot kerätään järjestelmän käytön mukaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Käyttäjän käyttötapahtumien tiedot luovutetaan Smooven järjestelmästä Hsl.fi palveluun, jossa käyttäjä voi tarkastella omia tietojaan.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei tietojen siirtoa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Ei manuaalista aineistoa

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Käyttöoikeudet ja niiden hallinta

Asiakasrekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Smooven järjestelmän ylläpitäjillä on oikeudet nähdä kaikki järjestelmässä oleva tieto. Citybike Finlandin päälliköille ja asiakaspalveluhenkilökunnalla on oikeus nähdä kaikki muut tiedot, paitsi pin-koodit. Hsl.fi -sivuston pääkäyttäjällä on oikeus tarkastella samoja tietoja, jotka käyttäjä itse omina tietoinaan näkee, mutta kellään HSL:ssä ei ole oikeutta muuttaa mitään tietoja.

Käyttäjille määritellään tehtäväkohtaisesti oikeudet, joilla määritellään voivatko he vain tarkastella tietoja, muuttaa asiakastietoja, nähdä pin-koodit ja luoda maksuja, järjestelmän käyttöehtojen vastaiseen käyttöön liittyen.

Tietojen suojaus ja käytettävyyden varmistaminen

Asiakasrekisteri säilytetään palomuureilla suojatussa palvelinkeskuksessa ja varapalvelimella varmuuskopiona.