Asiakaspalautejärjestelmän rekisteriseloste

HELSINGIN SEUDUN LIIKENNE-KUNTAYHTYMÄN (HSL) ASIAKASPALAUTEJÄRJESTELMÄN (APJ) REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) §10

 

1. REKISTERIN NIMI

Helsingin seudun liikenne –kuntayhtymän (HSL) asiakaspalautejärjestelmä (APJ)

2. REKISTERIN PITÄJÄ

Helsingin seudun liikenne –kuntayhtymä (HSL)

PL 100, 00077 HSL                     

3. REKISTERIN VASTUUTAHO

HSL Asiakaspalvelu
PL 100, 00077 HSL
HSL Helsingin seudun liikenne –kuntayhtymä

 

4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Asiakaspalvelut-ryhmän ryhmäpäällikkö, palautesihteerit ja vastuuhenkilöt

Vastuuhenkilöiden tehtäviin kuuluu huoleh­tia, että asiakaspalautejärjestelmää käytetään asian­mukai­sesti mm.:

- tarkistaa käyttöoikeudet tar­vittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuo­dessa

- huolehtia järjestelmän tietosuojauk­sesta

- huolehtia, että järjestelmän käyttö oh­jeis­tetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus.

5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Asiakaspalautteiden kirjaaminen.

Asiakaspalautejärjestelmään kirjataan asiakkaan antamia palautteita, joissa yhteystiedot eivät ole pakollisia. Mikäli asiakas haluaa vastauksen palautteeseen, on yhteystiedot jätettävä järjestelmään. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8§ mukaisesti.

Asiakaspalautejärjestelmällä ei ole yhteyttä muihin rekistereihin.

Järjestelmästä saadaan yhteenvetona tietoa laadun seurantaan ja kehittämiseen.  

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asiakaspalautejärjestelmään kirjataan säännöllisesti asiakaspalautteita. Järjestelmästä tuotetaan palautteista yhteenvetoraportteja, joita käytetään HSL:n palveluiden ja toiminnan kehittämiseen.

Perustiedot:

Asiakkaan nimi, tapahtumapäivä (pakollinen), vastuuhenkilö (pakollinen), yhteydenottotapa, reitti/paikka, liikenteenharjoittaja (pakollinen), liikennöitsijä (pakollinen), varikko, vastauspyyntö/ei vastauspyyntöä. Ko. perustietojen lisäksi asiakkaan antaman palaute.

Linjat:

Linja, suunta, kello, vuoro, vaunu, kuljettaja, palvelunumero, henkilönumero, tiimi (ei pakollisia).

Palautekartta:

Rastitetaan palautteen tarkoitus (esim. kuljettajan käytös).

Asiakastiedot:

Asiakkaan nimi (yhteydessä perustietoihin), osoitetiedot, puhelinnumero, telefax, sähköpostiosoite, lisätietoja.

Käsittely:

Kohdassa vastuuhenkilön selvitys palautteesta ja mitä palautteelle on tehty.

Muutos:

Palautteen muutoshistoriassa näkyy, kuka palautetta on muokannut ja koska.

7. REKISTERIN  TIETOLÄHTEET

Asiakaspalautejärjestelmää päivitetään asiakkailta tai vastuuhenkilöiltä palautteiden liittyvien kontaktien yhteydessä saaduilla tiedoilla.

8. ASIAKASPALAUTTEIDEN HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

HSL voi henkilötietolain puitteissa siirtää asiakaspalautejärjestelmän tietoja HSL:n kanssa yhteistyösopimuksen tehneille yhteisöille palautteiden hoitamista varten. HSL:n yhteistyökumppanit eivät käytä tietoja muihin tarkoituksiin eivätkä luovuta tietoja kolmansille osapuolille Liikennöitsijä saa järjestelmästä ainoastaan omaa toimintaansa koskevat palautteet.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. REKISTERIN SUOJAAMINEN

Asiakaspalautejärjestelmän tietosisällön tietoturvalllisuus sekä henkilön perustietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain HSL:n erikseen määrittelemät henkilöt.

Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista salasanaa.

Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

10. HENKILÖSTÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Asiakaspalautejärjestelmän käyttäjät huolehtivat tietojen säilytyksestä, arkistoinnista ja hävityksestä arkistointisuunnitelman mukaisesti.

11. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Asiakkaalle ilmoitetaan palautteiden kirjaamisesta järjestelmään toimenpiteitä varten.

Järjestelmän rekisteriseloste on nähtävissä HSL:n kirjaamossa sekä HSL:n nettisivuilla www.hsl.fi.

12. TARKASTUSOIKEUS

Asiakaspalautejärjestelmään kirjattu voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti järjestelmän vastuuhenkilöille. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää rekisterin vastuuhenkilö. Tarkastusoikeus toteutetaan mahdollisimman pian. Järjestelmään ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

HSL vastaa tietojen tarkistuspyyntöihin kirjallisesti.

13. KIELTO-OIKEUS

Asiakaspalautejärjestelmään kirjatulla on oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

14. REKISTERIHALLINTO

HSL käyttää rekisterinpitäjänä asiakaspalautejärjestelmää koskevaa päätösvaltaa. Vastuuhenkilö tai hänen valtuuttamansa päättää rekisteriselosteen laatimisesta

järjestelmän käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, järjestelmään kirjatun informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta

järjestelmän teknisestä ylläpidosta

järjestelmän suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä

järjestelmän vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.

Järjestelmäntoimintoja toteuttavat HSL:n palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa. Sovellusohjelmistojen ylläpidosta tehdään tarvittaessa ylläpito- ja tukisopimukset ao. toimittajan kanssa.