Lähetä kutsu työntekijälle

Myönnä työntekijöillesi työmatkaetua "Lisää edunsaajia"-välilehdellä. Voit lisätä kerralla yhden tai useampia edunsaajia. Voit lisätä samalla kertaa edunsaajille joko kausiliput tai saldoa. Aloita edunsaajien lisääminen valitsemalla toinen etutyypeistä.
 
  1. Valitse lasku, jolle edunsaaja(t) kohdistetaan. Laskuvaihtoehtoja on kolme: yrityksen nimi ja viitteenä mobiililiput; työasiointimatkat ja viitteenä työasiointimatkat sekä työmatkaetu ja viitteenä työmatkaetu. Jos haluat tilata uuden laskun, ilmoita ensin laskun tiedot ja viite osoitteeseen yritysmyynti@hsl.fi.
  2. Jos lisäät edunsaajille saldoa, valitse saldon määrä. 
  3. Voit halutessasi rajoittaa edun voimassaoloa esim. määräaikaisia työntekijöitä varten tai ajastaa edun alkamaan haluamanasi päivänä. Ilman tätä valintaa etu on voimassa toistaiseksi.
  4. Syötä työntekijän työsähköpostiosoite valkoiseen laatikkoon. Voit myös kopioida työntekijälistan esimerkiksi excel-tiedostosta.  Erota sähköpostiosoitteet toisistaan rivinvaihdolla, puolipisteellä, pilkulla tai välilyönnillä. Voit lisätä edunsaajan tietoihin myös vapaavalintaisen tunnisteen, joka näkyy jatkossa raportilla. Vaihtoehtoisesti voit myös ladata kutsuttavien edunsaajien sähköpostiosoitteet excel- tai csv-tiedostona omalta tietokoneeltasi.
  5. Valitse "jatka"
Tarkista että lisättävien edunsaajien tiedot ovat oikein. Näkymä huomauttaa, jos joku lisättävistä edunsaajista on jo järjestelmässä. Tässä tilanteessa voit kyseisen edunsaajan lisäämisen sijasta käydä vain muokkaamassa tämän edun tietoja Edunsaajat-näkymässä.
 
Kun tiedot on tarkistettu, lähetä kutsut. Kutsu työmatkaedun käyttäjäksi lähtee työntekijän sähköpostiin heti. Kutsu on voimassa 30 vuorokautta. Jos työntekijä ei aktivoi etua käyttöönsä 30 päivän sisällä, lähetä uusi kutsu.
 
Työntekijä saa kutsun heti, vaikka edun alkamisajankohta voi olla tulevaisuudessa.

Työntekijöiden lisääminen excel- tai csv-tiedostona

Kun tuot työntekijöiden tiedot excel- tai csv-tiedostona, toimi näin.

Vie tiedostoon työntekijöiden sähköpostiosoitteet. Halutessasi voit myös lisätä tunnisteen ja/tai henkilönumeron. Huomaathan, että tunniste voi olla sama useammalla työntekijällä, kun taas henkilönumero on jokaiselle työntekijälle yksilöllinen.

Kun tiedosto on valmis, valitse lataa excel- tai csv-tiedosto ja hae tiedosto koneeltasi. 

Seuraavassa näkymässä pääset valitsemaan oikeat tietuesarakkeet oikeiden otsikoiden alle: 

1. sarakkeessa valitse työntekijöiden sähköpostiosoitteet.

2. sarakkeessa valitse tunniste.

3. sarakkeessa valitse henkilönumero. 

 

Työntekijöiden tuonti excel- tai csv-tiedostona, osa 2

Voit tuoda myös pelkät sähköpostiosoitteet ilman tunnisteita tai henkilönumeroita. Tunniste ja henkilönumero ovat valinnaisia tietoja eli niitä ei ole pakko käyttää. 

Kun olet valinnut tiedot sarakkeisiin, paina ok. 

Tämän jälkeen saat vielä tarkistettavaksi luettelon kolme ensimmäistä ja viimeisen sähköpostiosoitteen. Jos ne ovat oikein, paina lähetä kutsut.