Yhteisöllisyys hybridityössä – näin johdat työyhteisöä, kun kaikki eivät ole samassa tilassa

– Esimerkiksi etänä lohduttaminen kriisitilanteissa voi olla vaikeampaa, kun ei ole mahdollista hipaista toista olkapäähän ja tarttua toisen reaktioihin yhtä monipuolisesti kuin kasvokkain. Toisaalta etäyhteyksissä korostuvat sanallistamisen kyky ja kielellinen herkkyys. Vaatii taitoa puhua erityisen myötätuntoisesti ja välittää läsnäolon etänä, Huovinmaa kertoo. Koska me ihmiset olemme erilaisia, on myös syytä huomioida, että etänä myötätunnon osoittaminen voi myös tuntua helpommalta juuri etäisyyden ansioista niin sen osoittajalle kuin vastaanottajallekin.

Hybridimalliin kuuluvat etäpäivät ovat monelle ajanhallinnan ratkaisu. Kun kalenteri pursuaa tekemättömiä töitä tai lapsi pitää hakea viiteen mennessä päiväkodista, on helpointa jäädä kotikonttorille. Esihenkilön näkökulmasta tämä tarkoittaa sitä, että työn sujuvuuden ja joustojen merkitys on syytä tunnistaa osana johtamista.

– Erityisesti autolla liikkuminen on suoraan tehokkaasta työajasta pois, poislukien työpuhelut ja tietenkin tuikitärkeä ajatteleminen. Bussissa tai junassa työskentely onnistuu usein monipuolisemmin, mutta toisaalta kaikki työnantajat eivät lue työmatkalla työskentelyä osaksi työaikaa, Huovinmaa muistuttaa.

Hybridityön pelisäännöt vai tapamme toimia?

Hybridityön pelisäännöt ohjaavat organisaatioissa etä- ja lähityön yhdistämistä. HSL:n tutkimukseen vastanneista 72 % kertoi, että työnantaja edellyttää vähimmäismäärää lähityölle, eli työntekijä ei läheskään aina voi itse määritellä, missä hän työskentelee.

Ylhäältä johdetut pelisäännöt hybridityöhön voivat kuitenkin tuntua raskailta, ja niistä voi välittyä sellainen kuva, että toimistolle on pakko tulla riippumatta siitä, onko yhteisiä tapaamisia vai ei.

– Pelisäännöt voivat sanana ohjata ajattelua hieman väärille raiteille. Sen sijaan kannattaa puhua "tavoista toimia" – miksi olemme työpaikkana ja -yhteisönä olemassa, mitä kohti suuntaamme ja milloin fyysinen läsnäolo tukee tätä parhaiten.

– Kun ihmiset itse osallistuvat strategian ja toimintatapojen määrittelyyn, syntyy usein se tarvittava ymmärrys: kyse ei ole toimistopakosta vaan siitä, että näin meidän työyhteisömme toimii parhaiten yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi, Huovinmaa haastaa. Kyse on monesti myös strategian onnistumisesta.

Esihenkilön kannattaa kysyä itseltään:

• Tietävätkö ihmiset, miksi heitä pyydetään toimistolle ja mikä merkitys sillä on?
• Onko vuorovaikutus avointa ja viestintä toimivaa niin, että työnantajan rooli on kaikille selkeä ja työntekijät voivat kertoa kokemuksistaan ja näkemyksistään
• Miten on sanallistettu se, että jokaisella työntekijällä on rooli työyhteisössä ja työnantaja antaa työlle raamit

Hybridityön johtaminen onnistuu parhaiten, kun jokaisen perustehtävä ja yhteisön tavoite on kirkas. Työntekijät voivat kantaa oman osansa, kun työnantaja ja esihenkilöt ovat selkeästi määritelleet, mitä tavoitteita kohti kuljetaan ja millaisissa raameissa työtä tehdään.

– Esihenkilön tehtävä on luoda selkeät raamit työnteolle ja varmistaa, että jokainen ymmärtää oman perustehtävänsä yhteisössä – riippumatta siitä, onko henkilö töissä paikan päällä vai etänä. Yhteisöllisyys ihmisten välille syntyy avoimen vuorovaikutuksen kautta, Huovinmaa korostaa.

Työnantajan vahva rooli työyhteisössä on myös tärkeä sanallistaa. Kyseessä ei ole vapaa-ajan kaveriporukka tai “yksi suuri perhe”, vaan työyhteisö. Sen vahvuus rakentuu siitä, että kaikilla on oma rooli ja vastuu.

– Työyhteisöstä ei voi jättäytyä pois sillä perusteella, ettei sitä itse tarvitse. Yhteisö tarvitsee kaikkia. Siksi on tärkeää, että työnantaja määrittää rajat: kyseessä ei ole perhe tai ystäväporukka, vaan yhteisen tehtävän ympärille keskittynyt yhteisö. Kun tämä on selvää, yksittäiset henkilökemiat eivät niinkään nouse keskiöön, vaan fokus pysyy usein vaivattomammin työssä, Huovinmaa summaa.

Vinkit yhteisöllisyyden vahvistamiseen esihenkilöille ja työnantajille

Sanallista työnantajan rooli ja perustehtävä. Miksi olemme olemassa, mitä kohti olemme menossa ja milloin fyysinen läsnäolo tukee tätä parhaiten?

Kysy työntekijöiltä. Miten yhteisöllisyys rakentuu heidän mielestään parhaiten? Mihin työasioihin liittyen he kaipaavat työyhteisön tukea? Miten yhteisö on enemmän kuin ryhmä yksittäisiä ihmisiä?

Tue työmatkaliikkumista. 63 % käyttää joukkoliikennettä työmatkoihinsa – työmatkalippu on konkreettinen viesti arvostuksesta. 82 % vastaajista arvostaa sitä, että työnantaja tarjoaa työmatkaedun.

Huolehdi työn sopivasta määrästä. Jos haluat ihmisten tulevan toimistolle, auta heitä hallitsemaan ja priorisoimaan työarkeaan niin, että aikaa jää siirtymiin ja vapaamuotoisiin kohtaamisiin. Tämä onnistuu parhaiten säännöllisissä 121-keskusteluissa.

Rakenna toistuvia rakenteita. Luo tiloja vuorovaikutukselle, kuten viikottaiset tiimin hybriditapaamiset, joissa on tilaa myös vapaammalle keskustelulle: onnistumiset, opit ja viikon tunnelmat.

Lue lisää HSL:n työmatkatutkimuksesta