Asiakas: Valtiontalouden tarkastusviraston (VTV) tehtävänä on varmistaa, että valtion varoja käytetään eduskunnan osoittamiin kohteisiin tuloksellisesti lakeja ja sääntöjä noudattaen. Virasto myös valvoo esimerkiksi finanssipolitiikkaa sekä vaali- ja puoluerahoitusta.
VTV:n valvontayksikön johtaja Matti Okko sekä talouspäällikkö Jenni Leppälahti kertovat, miten työasiointimatkat tekivät työpäivän aikana tapahtuvista matkoista vaivattomia – ja miksi konseptia kannattaisi harkita muuallakin valtionhallinnossa.
Eroon työasioinnin ylimääräisestä taakasta
Aamulla tapaaminen eduskunnassa, josta siirtymä päiväksi töihin Porkkalankadun toimistolle. Iltapäivällä visiitti valtiovarainministeriön tilaisuuteen ja sieltä Ruoholahden kautta kotiin.
Esimerkiksi tällaiselta saattaa näyttää VTV:n yksikönjohtajan päiväohjelma. Lisäksi muulla henkilöstöllä on kalenterissaan säännöllisiä tarkastusvisiittejä ja sidosryhmätilaisuuksia, joihin on Helsingin keskustan alueella järkevintä liikkua julkisilla.
Osa työntekijöistä liikkuu tottuneesti HSL:n kuukausilipulla, mutta kaikille tämä ei syystä tai toisesta ole sopivin vaihtoehto. Valvontayksikön johtaja Matti Okko on yksi heistä.
“Aiemmin töiden merkeissä tehtyihin lähimatkoihin oli käytössä viraston yhteinen HSL-kortti. Monesti en kuitenkaan muistanut napata korttia mukaan – tai se oli jo jollain muulla käytössä – joten päädyin maksamaan matkoja omalla rahalla”, Okko muistelee.
Tiesitkö? HSL:n haltijakohtaiset matkakortit poistuvat käytöstä vuoden 2025 aikana →
Vaihtoehto maksuaikakorttien byrokratialle
Vaihtoehtona oli hankkia asiointilippu valtion maksuaikakortilla, mutta silloinkin suurin työ oli ulkoistettu loppukäyttäjälle. Jokaisesta muutaman euron lippuostosta käynnistyi raskas byrokraattinen prosessi:
- Kuluveloitus luodaan järjestelmään
- Työntekijä liittää kuluveloitukseen
- Kuluveloituksen tiliöinnin ja selitteen
- HSL-sovelluksen kuitin lipun ostosta
Pelkkä kuluveloitusten luonti tuo omat kustannuksensa, kun ostettujen lippujen määrä kasvaa. Muut vaiheet puolestaan ovat pois jonkun tehokkaasta työajasta ja nostavat siten kunkin käsitellyn asiointimatkan hintaa.
“Kun HSL ilmoitti haltijakohtaisten korttien käytöstä poistumisesta, aloimme etsiä tilalle hallinnollisesti kevyttä ratkaisua. Työntekijöiltämme tuli selkeä toive siitä, ettei uusi malli perustuisi maksuaikakorttien käyttöön”, VTV:n talouspäällikkö Jenni Leppälahti kertoo.
Työasiointimatkat tekivät liikkumisesta helppoa
HSL-työasiointimatkojen pilottivaihe käynnistyi syyskuussa 2024. Kokeiluun osallistui 31 VTV:n työntekijää, joille myönnettiin asiointisaldoa.
Joulukuussa 2024 päättyneen kokeilun lopussa ei ollut epäselvyyttä siitä, jatkuuko työasiointimatkojen käyttö VTV:llä. Suurin osa oli tehnyt lippuostoja HSL-sovelluksen kautta. Palautetta kysyttäessä, lähes jokainen heistä antoi työasiointimatkoille täydet kymmenen pistettä.
“Yksiselitteinen palaute kertoo siitä, että tämä oli erittäin tervetullut muutos. Asiointisaldo osoittautui juuri niin näppäräksi kuin odotinkin. Ainoa pieni ero HSL-sovelluksen vapaa-ajan käyttöön on matkan selitteen lisääminen ostovaiheessa. Tälle on kaikki perusteet, joten kun tuon vaiheen oppii ennakoimaan parin oston jälkeen, homma sujuu kuin tanssi”, Okko kuvailee.
Talouspäällikkö Leppälahti arvioi, että työntekijöiden työaikaa säästyy, koska heidän ei tarvitse tehdä mitään hallinnollisia toimia matka- ja kulunhallintajärjestelmässä.
150 henkilön organisaatiossa työasiointimatkat ovat käytössä noin joka kolmannella. Toistaiseksi VTV myöntää oletuksena 80 € asiointisaldoa henkilöä kohden ja lisää arvoa tarpeen mukaan. Ajatuksissa on siirtyä automaattiseen saldon täyttöön, jolloin saldot päivittyisivät kuun vaihteessa automaattisesti valittuun summaan.
“Teen asiointimatkoja viikoittain. Tyypillisesti liikun pari pysäkin väliä metrolla akselilla Ruoholahti-Kamppi-Yliopisto. Ainakaan omassa käytössä saldoraja ei tule helposti vastaan, joten voin tehdä tarvittavat matkat huolettomasti”, Okko kertoo.
Valtiontalouden tarkastusvirasto tarjoaa asiointimatkojen ohella työmatkaetusaldon, jonka arvo on 120 € vuodessa. Tämän ansiosta kuukausilippua käyttävät saavat osan lippukuluistaan hyvitettynä.
Helppous näkyy ajansäästönä
Asiointimatkojen käyttöönoton myötä taloushallinto säästyy monilta käsittely- ja neuvontatehtäviltä. Nyt taloushallinnossa asiatarkastetaan asiointimatkoista syntyneet koontilaskut kerran kuukaudessa. Lisäksi VTV:llä on käytössä laskujen automaatio, jolla koontilaskut kohdistuvat sopimuksiin maksujärjestelmässä.
“Kululaskuihin kohdistuva neuvonta ja tiedustelut ovat poistuneet lähes täysin”, talouspäällikkö Jenni Leppälahti toteaa, ja jatkaa: Työasiointimatkojen käyttö on niin yksinkertaista, että niiden ohjeistaminen ja hallinnointi eivät ole aiheuttaneet merkittävää työmäärää tai kustannuksia.”
Työasiointisaldon käyttäjän näkökulmasta hyötyjä on monta: “Koko prosessi on aiempaan verrattuna paljon käyttäjäystävällisempi. Tämä tietenkin vaikuttaa käytön kynnykseen ja tarkoittaa ainakin omalla kohdallani pientä taloudellista säästöä, kun en enää maksele asiointilippuja omalla rahalla”, Matti Okko summaa.
“Kustannusten kannalta työasiointimatkoissa on hyvää myös se, että maksamme vain toteutuneista lippuostoista, eli käyttämättä jäänyt saldo ei muodostu rasitteeksi”, Leppälahti mainitsee.
Sujuva asiointi edistää vuorovaikutusta
VTV:n esimerkki osoittaa, millaisia hyötyjä niin yksityisen kuin julkisen sektorin toimijat voivat saada aikaan poistamalla työn edellyttämän liikkumisen esteitä.
“Samat määräykset ja ohjeet koskevat asiointimatkoja koko valtionhallinnossa. En näe mitään syytä olla ottamatta HSL:n työasiointimatkoja käyttöön muissakin virastoissa ja ministeriöissä”, Okko pohtii.
Hän tunnistaa myös suuremman yhteyden sujuvan asioinnin ja valtionhallinnon vuorovaikutuksen välillä:
“Kohtaamiset ovat tärkeitä valtiollisen yhteistoiminnan kannalta. Byrokratiaa ja lyhyttä kävelymatkaa pidemmän liikkumisen kankeutta poistava muutos asiointimatkoihin Helsingin alueella on tervetullut apu keskinäiseen vuorovaikutukseen. Laajentuessaan tämä koskisi suurta ihmismäärää, mikä tekisi hyödyistä vieläkin mittavammat.”
Sujuvien asiointimatkojen hyödyt toteutuvat myös yksityisellä sektorilla. Lue kuinka ravintolakonserni Restel laittoi kululaskut kuriin asiointisaldon avulla →
Tee työasioinnista helppoa
Pahimmassa tapauksessa kankea matkalaskuprosessi johtaa siihen, että työntekijä maksaa työajalla tehdyt matkat omasta pussistaan. Olisiko siis aika keventää välttämättömien asiointimatkojen hallinnollista taakkaa?
HSL-työasiointimatkat antavat mahdollisuuden liikkua vaivattomasti ja keskittyä kömpelöiden matkalaskuprosessien sijaan itse työhön ja matkan tarkoitukseen.
Avaa asiakkuus yhdellä lomakkeella (ei sido tilaukseen) →