Vantaan kaupunkipyörien tietosuojaseloste
1. Rekisterin nimi
Vantaan kaupunkipyöräpalvelun asiakasrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
PL 1100
01030 Vantaan kaupunki
Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä (HSL)
PL 100
00077 HSL
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Vantaan kaupunki: Kaupungininsinööri
HSL: HSL:n asiakasrekisterin yhteyshenkilö
4. Rekisterin yhteyshenkilö
Vantaan kaupunki: Liikenteen kehittämispäällikkö
HSL: HSL:n asiakasrekisterin tai yritysasiakasrekisterin yhteyshenkilö
Yhteystiedot:
Vantaan kaupunki
PL 1100
01030 VANTAAN KAUPUNKI
puh. 09 839 11
kirjaamo@vantaa.fi
HSL
PL 100 (Opastinsilta 6A)
00077 HSL (00520 Helsinki)
puh. 09 4766 4000
hsl@hsl.fi
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen.
Käsittelyn oikeusperuste:
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan b-kohta, käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
Käsittelyn tarkoitus:
Kaupunkipyöräpalvelun asiakasrekisterin tietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen ja palvelun toteutukseen. Asiakkaan yksilöintitietoja käytetään henkilön tunnistamiseen ongelmatilanteissa, yhteydenottoon järjestelmän toimintaan liittyvien viestien välittämisessä käyttäjätietojen näyttämiseen käyttäjälle itselleen palvelun internetsivuilla, joilla käyttäjä voi myös muuttaa tietojaan. Tietoja käytetään myös järjestelmän toimintaa kuvaaviin tilastoihin, joissa käyttäjät eivät ole tunnistettavissa.
Keskeinen lainsäädäntö:
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojalaki (1050/2018)
6. Rekisterin tietosisältö
Kaupunkipyöräpalvelun asiakasrekisteri sisältää kaupunkipyöräpalvelun käyttäjiä (asiakkaita) koskevat seuraavat tiedot.
Asiakastiedot
Rekisteröityessä syötetyt tiedot
- Etunimi
- Sukunimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Tieto siitä, että asiakas on täyttänyt 15 vuotta
- Maksetun käyttöjakson alkamispäivä ja päättymispäivä
- Käyttäjätunnus
- Kieli
- Status, onko käyttäjä nyt aktiivinen
- HSL-kortin numero, jos käyttäjä on lisännyt järjestelmään tunnisteekseen HSL-kortin
- Maksupalvelun ilmoittama osa maksukortin numerosta, viimeinen voimassaolopäivämäärä sekä minkä yrityksen maksukortti on käytössä. Näillä tiedoilla näytetään käyttäjälle minkä kortin hän on kaupunkipyöräjärjestelmään liittänyt, mutta koko maksukortin numeroa rekisteriin ei tallenneta.
Käyttötapahtumat
- Toteutunut käyttö, josta tallennetaan tieto lähtö- ja päätepisteestä, ajankohta, käytetty kaupunkipyörä, sekä ajettu matka
- Maksutapahtumat
- Tieto mahdollisista toistaiseksi veloittamattomista maksuista.
Käyttökielto
Käyttäjä voidaan asettaa käyttökieltoon käyttöehtojen mukaisesti.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille kolmansille osapuolille.
Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Tietojen säilytysajat
Tiedot säilytetään niin kauan, kuin se on tarpeellista sopimussuhteen velvoitteiden hoitamiseksi. Maksutapahtumatietoja säilytetään soveltuvan lainsäädännön edellyttämä aika, eli pääsääntöisesti kirjanpitolain (1336/1997) mukainen säilytysaika.
9. Henkilötietojen tietolähteet
Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä kaupunkipyöräjärjestelmän tuottamista käyttötapahtumista.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjän ja järjestelmätoimittajien kanssa on tehty sopimus asiakasrekisterin tietosuojasta. Järjestelmätoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta. Vaitiolovelvollisuus sitoo rekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä.
Kaupunkipyöräpalvelun asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Jokainen käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty. Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus jatkuu asiakastietojen käsittelyä sisältävien työtehtävien tai palvelussuhteen päätyttyä.
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Tiedot on suojattu sähköisen viestinnän tietosuojalain sekä Viestintäviraston määräysten ja ohjeiden mukaisesti.
Korttimaksaminen tapahtuu turvallisesti suojatulla maksulomakkeella Stripe Payments Europe Ltd –maksupalvelun välityksellä. Vantaan kaupungilla, HSL:llä, Citybike Vantaa Oy:llä eikä SharingOS:lla ole pääsyä korttitietoihin eikä maksukortin tietoja sellaisenaan tallenneta järjestelmiimme. Kortista tallennetaan maksupalvelun ilmoittama osa maksukortin numerosta, viimeinen voimassaolopäivämäärä sekä minkä yrityksen maksukortti on käytössä. Näillä tiedoilla näytetään käyttäjälle minkä kortin hän on kaupunkipyöräjärjestelmään liittänyt. Käytössämme on vain valtuutus veloittaa käyttäjältä käyttöehtojen mukaiset maksut.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat henkilötietolain mukaiset oikeudet:
a) Oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja, sekä rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja käytetään sekä säännönmukaisesti luovutetaan. Rekisteröity pääsee katsomaan omia henkilötietojaan HSL-tunnuksen kautta hsl.fi-palvelussa.
b) Oikeus vaatia oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröity pääsee itse muokkaamaan henkilötietojaan HSL-tunnuksen kautta hsl.fi-palvelussa.
c) Oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
d) Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että rekisteröityä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä tietyt EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt tiedot.
e) Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tiettyjä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä tarkoituksia kuten suoramarkkinointia varten.
f) Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
g) Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. Rekisteröity pääsee itse muokkaamaan henkilötietojaan HSL-tunnuksen kautta Hsl.fi-palvelussa.
h) Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa.
i) Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa.
j) Oikeus saada tietyissä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa rekisteröityä koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu.
k) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
12. Tietosuojaselosteen päivitys
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa. Kaupunkipyöräpalvelun verkkosivuilla on aina päivitetty voimassa oleva tietosuojaseloste.