Lisää edunsaajia

Kun haluat myöntää saldoa uudelle edunsaajalle:
Valitse Työasiointimatkat -välilehti, ja sen jälkeen Lisää edunsaajia ja myönnätkö joustavaa saldoa vai kuukausisaldoa.

Jos haluat myöntää osalle työntekijöistäsi saldoa joustavasti vaikka kerran vuodessa, ja osalle työntekijöistä saldoa kuukausittain, tuo edunsaajat kahtena ryhmänä.
Valitse ensin Joustava saldo, lisää edunsaajat ja lähetä heille kutsut. Sen jälkeen valitse Kuukausisaldo, lisää edunsaajat ja lähetä heille kutsut.

Lisää edunsaaja
Täytä lomake
Lisää edunsaajia

  1. Valitse lasku, jolle edunsaaja(t) kohdistetaan. Oletuslaskuna näkyy Työasiointimatkat ja viitteenä Työasiointimatkat. Jos haluat jakaa edunsaajia useammalle laskulle, ilmoita ensin uuden laskun tiedot ja viite osoitteeseen [email protected].
  2. Valitse saldon määrä. 
  3. Voit halutessasi rajoittaa edun voimassaoloa esim. määräaikaisia työntekijöitä varten tai ajastaa edun alkamaan haluamanasi päivänä. Ilman tätä valintaa etu on voimassa toistaiseksi.
  4. Syötä työntekijän työsähköpostiosoite valkoiseen laatikkoon. Voit myös kopioida työntekijälistan esimerkiksi excel-tiedostosta.  Erota sähköpostiosoitteet toisistaan rivinvaihdolla, puolipisteellä, pilkulla tai välilyönnillä. Voit lisätä edunsaajan tietoihin myös vapaavalintaisen tunnisteen, joka näkyy jatkossa raportilla. Vaihtoehtoisesti voit myös ladata kutsuttavien edunsaajien sähköpostiosoitteet excel- tai csv-tiedostona omalta tietokoneeltasi.
  5. Valitse Jatka

Tarkista tiedot

Tarkista että lisättävien edunsaajien tiedot ovat oikein. Näkymä huomauttaa, jos joku lisättävistä edunsaajista on jo järjestelmässä. Tässä tilanteessa voit kyseisen edunsaajan lisäämisen sijasta käydä vain muokkaamassa tämän edun tietoja Edunsaajat-näkymässä.

Kun tiedot on tarkistettu, lähetä kutsut. Kutsu työmatkaedun käyttäjäksi lähtee työntekijän sähköpostiin heti. Kutsu on voimassa 30 vuorokautta. Jos työntekijä ei aktivoi etua käyttöönsä 30 päivän sisällä, lähetä uusi kutsu.

Työntekijä saa kutsun heti, vaikka edun alkamisajankohta voi olla tulevaisuudessa.

Työntekijöiden lisääminen Excel- tai CSV-tiedostona

Tuotavassa tiedostossa tulee olla työntekijöiden sähköpostiosoitteet. Tarvittaessa voit myös lisätä tunnisteen ja/tai henkilönumeron. Kaikki tiedot tulee olla omissa sarakkeissaan. Huomaathan, että tunniste voi olla sama useammalla työntekijällä, kun taas henkilönumero on jokaisella uniikki.

Kun haluat tuoda työntekijöiden tiedot Excel- tai CSV-tiedostona, toimi näin:

Valitse Lataa Excel- tai CSV-tiedosto ja hae tiedosto koneeltasi.

Seuraavassa näkymässä pääset valitsemaan oikeat tietuesarakkeet oikeiden otsikoiden alle:

  1. sarakkeessa valitse työntekijöiden sähköpostiosoitteet.
  2. sarakkeessa valitse tunniste.
  3. sarakkeessa valitse henkilönumero.

Voit tuoda myös pelkät sähköpostiosoitteet ilman tunnisteita tai henkilönumeroita. Tunniste ja henkilönumero ovat valinnaisia tietoja eli niitä ei ole pakko käyttää.

Kun olet valinnut tiedot sarakkeisiin, valitse Vahvista.