Mikä vaikuttaa toimiston käyttöasteeseen?
Palautellaan aluksi mieleen, millaiset asiat ylipäätään vaikuttavat toimiston käyttöasteeseen. Ensin ihmiset pitäisi saada liikkeelle ja sen jälkeen vielä viihtymään työpaikalla ja saamaan asioita aikaiseksi.
Vaivaton ja edullinen työmatkaliikkuminen
Maalaisjärkikin sen sanoo, ettei toimistolla tule käytyä, jos sinne suhaaminen on hankalaa tai tekee työntekijän talouteen liian ison loven. Pk-seudulla parkkiruudut ovat tiukassa ja ruuhkassa autoilu raastaa välillä hermoja. Onneksi voit työnantajana tukea liikkumista – ja vieläpä vastuullisesti.
Viihtyvyys ja kulttuuri
Toinen osa liittyy siihen, millainen fiilis ihmisillä on tulla toimistolle ja viettää aikaa siellä. Jos toimisto on kolkko paikka, jossa jokainen ahertaa omissa oloissaan ilman kohtaamisia ja muita virikkeitä, niin eipä se juurikaan vedä puoleensa. Emme ole työkulttuurin kehittämisen asiantuntijoita, mutta tiedämme että sen eteen voi tehdä monenlaisia hyviä asioita.
Mielekkyys ja työskentelyn tehokkuus
Tässä vaiheessa jokaiselle hybridi- tai etätyötä tekevälle on muodostunut vahvoja rutiineja kotitoimistolla työskentelyyn. Jotta oikea toimisto voisi kilpailla kotiin jäämisen kanssa, työpaikan pitää mahdollistaa yhtä sujuva ja tehokas työskentely.
Alla siis ideoita hybridityöläisten aktivointiin, jaoteltuna edellä mainittujen kategorioiden mukaan.
Lue myös: Arjen helpottaminen kannustaa hybridityötä tekevän toimistolle →
Tue vaivatonta ja edullista työmatkaliikkumista
Ensimmäinen este ylitettäväksi on työmatka. Kotoa lähtemisen kynnys kasvoi sen mukana, kun ihmiset huomasivat, että työskentely sujuu omissa nurkissakin. Työmatkaliikkumista voi tukea ja kannustaa monin eri tavoin – tässä mielestämme tehokkaimpia keinoja.
1. Tarjoa työmatkaetu
Työmatkaetu on joko palkan osana tai sen päälle tarjottava verovapaa luontoisetu. Se voi toki koskea muitakin kulkuvälineitä, mutta erityisesti pääkaupunkiseudulla ja sen lähistöllä mikään ei voita HSL:n joukkoliikennettä.
Voit tarjota HSL-työmatkaedun joko jatkuvana kausilippuna tai joustavana saldona. Kummassakin tapauksessa kyseessä on työntekijöiden hyvinvointia ja yrityksen vastuullisuutta edistävä työsuhde-etu, jolle ei löydy korvaajaa.
Parhaimmillaan työmatkaetu sulautuu osaksi yrityskulttuuria eikä siitä mielellään luovuta edes taloudellisesti tiukkoina aikoina, koska etu on ensisijaisesti investointi ihmisten arjen helpottamiseen.
2. Työmatkaetu Epassin, Edenredin tai Smartumin etuvalikoimassa
Etenkin jos käytössäsi on jo Epassi, Edenred tai Smartum, kannattaa harkita työmatkaedun lisäämistä etuvalikoimaan. Mahdollisuus maksaa HSL-liput käytössä olevan kumppanin saldolla antaa lisää valinnanvapautta työntekijöille.
Etusaldon käyttämistä joukkoliikenteen matkalippuihin ei tarvitse pähkäillä niin kuin vaikka salijäsenyyden avaamista, mikä tekee näiden HSL-kumppaneiden kautta tarjotusta työmatkaedusta erittäin halutun. Useissa tapauksissa työntekijä voi myös kattaa etusaldon ylittävän osan lipun hinnasta toisella maksutavalla, mikä varmistaa, ettei saldoa jää ikävästi käyttämättä. Tutustu HSL:n työmatkaetukumppaneihin täällä.
3. Julkisilla, pyörällä tai juosten töihin -päivä
Toisenlainen tapa on järjestää työmatkaliikkumiseen liittyvä kevytmielinen haaste tai tapahtuma. Eli: haasta henkilöstö tulemaan töihin julkisilla, juosten, tai pyöräillen. Yhteisenä palkintona voit järkätä vaikka kivan aamiaisen osallistujille.
Lihasvoimin liikkuminen rajoittuu monella valoisaan vuodenaikaan, mutta joukkoliikennepäivän voi kalenteroida vaikka kerran kuukaudessa ympäri vuoden. Tällaisilla teemapäivillä voit avata ihmisten silmiä parillekin asialle: 1) kuinka helppoa ja nopeaa joukkoliikenteen käyttäminen voi olla, ja 2) kuinka paljon energiaa työpäivään saa, kun liikkuu töihin pelkän autossa tai kotona nököttämisen sijaan.
Luo viihtyvyyttä ja kulttuurista vetovoimaa
Voit tehdä työmatkat helpoksi ja tarjota ne firman piikkiin, mutta tämänkin hohto himmentyy, mikäli toimistolla ei ole muita sinne vetäviä tekijöitä. Tässä muistutus muutamasta keinosta, jolla saat ihmiset arvostamaan toimistopäiviä entistä enemmän.
4. Yhteinen aamiainen tai lounas
Ruoka on vahva motivaattori. Jos hybridityöntekijä käy työpaikalla harvoin, käynnit osuvat todennäköisesti päiviin, jolloin paikalla on joko tarjoiluja tai paljon ihmisiä – ja yleensä nämä kulkevat käsi kädessä. Yhteinen aamiainen, brunssi, tai lounas ei selittelyjä kaipaa. Hyvän ruuan äärellä ihmisille tarjoutuu myös arvokas hetki tutustua toisiinsa puhumalla jostakin ihan muusta kuin töistä.
Extravinkki: sovi toimistolla jokin tietty paikka lounasseuraa etsiville, mihin ihmiset voivat ilmestyä tiettyyn kellonaikaan. Näin porukka kohtaa helpommin uusia tuttavuuksia ja saapuu todennäköisemmin työpaikalle lounastamaan myös toisena päivänä.
5. Täysi jääkaappi ja snack-baari
Okei, tässäkin on kyse ravinnosta, mutta onhan se aika keskeinen osa (työ)elämää, eikö? Monilla työpaikoilla juomavalikoimat ja välipalat ovat jo kunnossa, mutta jos tämä ruutu on jäänyt teillä raksimatta, niin nyt on hyvä hetki hoitaa tarjoilut kuntoon. Kylmien juomien sekä terveellisten ja, noh, nautinnollisempien välipalojen myötä raskaan työn raatajalle tarjoutuu mahdollisuus pitää tauko ja tankata energiaa iltapäivän rutistukseen.
6. AW eli afterit eli afterwork-tilaisuus
Etäpalaverien täyttämässä arjessa kahlaavat toimistotyöläiset kaipaavat myös kevyempiä kohtaamisia. Afterwork-tilaisuuden eli afterit voi järjestää milloin tahansa ilman erityistä syytä, tai jonkin muun teeman yhteyteen. Tällainen kalenterikutsu saa vuorenvarmasti ihmisiä liikkeelle.
Eikä aftereiden tarvitse todellakaan aina olla muodollisesti järjestetty tilaisuus. Kun tilat, tarjoilut ja kulttuuri ovat kunnossa, ihmisiltä alkaa tulla spontaaneja ehdotuksia jäädä jonain päivänä toimistolle viettämään laatuaikaa kollegoiden kanssa. Tällaista ajanvietettä varten työpaikalle kannattaa hankkia esimerkiksi joitakin lautapelejä ja muuta viihdykettä.
7. Hyvinvointihetkiä arjen ahertajille
Tauot ovat korvaamaton osa työssä jaksamista, mutta kotona ne jäävät helposti pitämättä. Monesta työyhteisöstä löytyy innokkaita taukojumppa-, jooga- tai venyttelysession vetäjiä, joten hyvinvointia tukevan tauon järjestäminen toimistolla ei vaadi paria pikaviestiä enempää järjestelyjä.
Tuo toimistoarkeen sopivassa suhteessa rentouttavia ja sykettä nostattavia tuokioita, vaikka kerran viikossa. Jos haluat viedä ajatusta askeleen pidemmälle, harkitse ammattilaisen ohjaajan varaamista – näin saat taukoihin vaihtelua vaikkapa mindfullness- tai äänimaljarentoutuksista. Myös hierojan tilaaminen työpaikalle on varma keino saada hybridityöläiset liikeelle kotitoimistoltaan.
8. Uudista yleiset oleskelutilat viihtyisäksi
Mahtuisiko toimistolle rennompi sohvanurkkaus? Lisäisikö muutama viherkasvi viihtyisyyttä? Mitä jos työntekijät saisivat soittaa oleskelutiloissa suosikkikappaleitaan? Työpaikalle on kivempi tulla käymään, kun se ei tunnu niin viralliselta paikalta. Pienilläkin asioilla voi olla iso vaikutus toimiston viihtyisyyteen, joten käytäpä hetki näiden pohdiskeluun – tai vielä parempaa – kysy tiimiltäsi ideoita.
Lisää toimistopäivien mielekkyyttä
Edistät työmatkaliikkumista ja olet ottanut käyttöön toimistokulttuuria elävöittäviä tapoja – mitäs sitten? Yksi osa toimistotyötä on vielä käsittelemättä, nimittäin työnteko itsessään. Tässä muutama vinkki siihen, miten varmistat aikaansaamisen tunteen ja kehittävät kokemukset toimistolla käyville hybridityöläisille.
9. Päivitä työvälineet
Tässä vaiheessa hybridi- ja etätyön aikakautta jokaiselle on muodostunut vahva rutiini etäkokousten pitämiseen kotona. Olemme tottuneet tehokkaaseen työskentelyyn, ja aikaansaamisen tunne on tärkeä osa työssä jaksamista. Siis: jos haluat ihmiset toimistolle, työtehtävien hoitamisen pitää olla paikan päällä yhtä helppoa kuin kotona, ja mielellään tarjota jotakin lisäarvoa kotitoimistoon verrattuna.
Varmista, että tietotyöläisen tarvitsemat välineet ovat kunnossa ja saatavilla. Hanki tarvittaessa esimerkiksi uusia näyttöjä, adaptereita, ja muita oheislaitteita, jotta jokainen pystyy työskentelemään toimistolla kuin kotonaan.
10. Ergonomia kuntoon
Työergonomia ei ole mikään uusi juttu, mutta arjen kiireissä niin kovin helppo unohtaa. Hybridityöläisen työmatkaintoa voi kasvattaa laittamalla toimiston työpisteet vimpan päälle kuntoon ergonomian näkökulmasta. Kukapa ei kaipaisi pientä ryhdin kohennusta, joka näkyy suoraan tuottavuudessa ja hyvinvoinnissa?
Eli sähköpöydät, satulatuolit, seisontamatot ja muut hankintalistalle, jos niitä ei vielä löydy. Näiden lisäksi kannattaa huomioida taukojen tarve kiikuttamalla työpaikalle muutamia jumppamattoja ja muita välineitä, joilla työntekijät saavat lisättyä päiväänsä hetken kehonhuoltoa.
11. Järjestä työpaja tai oppimistuokio
Epämuodollisten kokoontumisten rinnalla kannattaa järjestää myös työasioihin ja henkilöstön kehittämiseen liittyviä tapahtumia, jotka keräävät ihmiset paikalle. Valmistele esimerkiksi työpaja, jossa pähkäilette koko porukalla jotakin liiketoiminnan kynnyskysymystä, tai kalenteroi toistuva oppimistuokio, jossa työntekijät tai ulkopuoliset asiantuntijat pääsevät jakamaan oppejaan live-yleisölle.
12. Aseta tavoite ja palkitse toimistopäivistä
Yllä listatut kehityskohteet ovat tehokkaita kannustimia, mutta niiden ohella voit rakentaa erityisesti lähipäivien määrän kasvattamiseen suunnitellun palkitsemisjärjestelmän. Pelillistäminen toimii tässäkin, eli aseta henkilöstölle jokin tavoite (huom. ei määräys tai suositus), tai luo järjestelmä, jossa työntekijä voi kerätä pisteitä erilaisista aktiivisuuksista (kuten toimistopäivistä) ja vaihtaa ne pieniin palkintoihin.
Terve kilpailu tai jo pelkkä omien toimistokäyntien lisäämisen tavoite saavat varmasti vipinää monen kinttuihin. Muista kuitenkin huomioida tasapuolisuus palkitsemisessa, koska kaikilla ei ole samat mahdollisuudet käydä toimistolla.
Mitä näistä kokeilet ensimmäisenä?
Toivottavasti sait listalta uusia ideoita toimistokäyntien kasvattamiseen. Jos et ole varma mistä aloittaisit hybridityöläisten houkuttelun, paras keino päästä alkuun on yksinkertaisesti kysyä ihmisiltä mitä he haluavat. Ylipäätään kannattaa varata aikaa sen pohtimiselle, mitä toimistolla yleisesti ottaen tehdään ja miksi sinne tullaan. Missä tapauksissa läsnäolosta olisi kaikkein suurin hyöty työn tulosten tai kulttuurin ruokkimisen kannalta?
Mikäli henkilöstön vastauksissa nousee HSL:n työmatkaetu, tai kiinnostuit tutustumaan siihen tarkemmin, kurkkaa tästä työnantajan infopaketti työmatkaetuun →