HSL:n tietosuoja

Laatimispäivä: 24.5.2018, päivitetty 3.12.2018

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterin nimi on HSL:n asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”), jonka rekisteröityjä ovat HSL:n palveluita käyttävät yksityishenkilöt (”Asiakkaat”). Rekisterin rekisterinpitäjä on Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä (jäljempänä HSL) (y-tunnus 22745863).

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on Laura Sundell.
HSL:n tietosuojavastaava on Antti-Pekka Röntynen.

Osoite: Opastinsilta 6 A, Helsinki, PL 100, 00077 HSL
Puhelin: HSL Asiakaspalvelu, puh. 09 4766 4000
Sähköposti: tietosuojavastaava@hsl.fi 

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

HSL:n asiakasrekisterin henkilötietojen pääkäyttötarkoitus on kuntayhtymän tehtävien toteuttaminen sekä liikennepalvelujen tarjoaminen.

HSL:n asiakasrekisteri muodostuu seuraavista eri palveluiden alarekistereistä:

• Matkakortin (HSL-kortin) käyttäjät
• HSL:n tarjoamien sovellusten käyttäjät (kuten HSL-sovelluksen ja Mobiililippu-sovelluksen)
• HSL-tunnuksen käyttäjät
• HSL:n verkkosivujen ja niiden tarjoamien palveluiden käyttäjät
• SMS-lippujen käyttäjät
• Kaupunkipyörien käyttäjät
• HSL:n palautejärjestelmien käyttäjät

HSL järjestää joukkoliikennettä pääkaupunkiseudun kuntien jätehuoltoa ja joukkoliikennettä koskevasta yhteistoiminnasta annetun lain mukaisesti (829/2009, ”yhteistoimintavelvoitelaki”). Eri palveluja voi käyttää joko asiakkaaseen henkilöitävinä tai ilman asiakkaan henkilötietoja. Asiakastietojen käsittely kuitenkin edellyttää, että asiakas ottaa käyttöönsä yllä mainitun palvelun tai palveluita, jonka yhteydessä hänen asiakastietonsa rekisteröidään. HSL:n palvelut perustuvat osittain samoihin teknisiin järjestelmiin ja tietoihin, joilta osin asiakastiedot ovat yhteisiä eri palveluiden välillä. Myös muut palvelukohtaiset tiedot voidaan yhdistää.

3. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteri koostuu useista henkilötietotyypeistä. Tarkempaa tietoa HSL:n eri palveluiden tietosuojasta voi löytää palveluiden yhteydestä.

1. Asiakkaan perustiedot kuten nimitiedot, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakastunnisteet kuten asiakasnumero ja tunnistautumistiedot eri laajuuksissa aina vahvasta sähköisestä tunnistautumisesta (vakiosisältöinen tietosisältö Väestörekisterikeskukselta) asiakkaan itse määrittämään käyttäjätunnukseen ja salasanaan ovat käytössämme, jotta pystymme yksilöimään asiakkaan ja tarjoamaan asiakkaalle palveluita eri välineissä ja medioissa
2. Asiakkaan matkakorttia koskevat tunnistetiedot kuten korttinumero
3. Asiakkaan itse antamat erityistiedot kuten oikeus saattajaan –tieto ja valtuutus-tieto
4. Eräät HSL:n velvoitteisiin palveluntarjoajana liittyvät tiedot siirtyvät meille vahvan tunnistautumisen yhteydessä kuten kuntalaisuus-tieto, valtuutus-tieto ja turvakielto-tieto
5. Asiakkuuden tyyppiin liittyvät tiedot kuten asiakasryhmä ja -luokka, erilaiset asiakkuus-, asiointi-, tilaus- ja palvelutiedot
6. Ostotiedot palvelukohtaisesti
7. Eri kanavissa tapahtuvan sisältökäytön ja viestinnän tiedot, ml. sisältö-, tunniste- ja tekniset tiedot koskien puheluita, evästeitä ja muita viestintäkanavia.
8. Asiakkaan itse eri medioihin tallentamat tiedot kuten reitti- ja aluevalinnat; asiakaspalautteen tiedot kuten tekstit, kuvat ja palautteenantajan yhteystiedot ja asiakkaan itse tuottama sisältö mukaan lukien asiakaspaneelien ja tutkimusten tiedot.
9. Nousutiedot kuten lippujen leimaamisen tai kyytiin nousemisen tiedot, joita kerätään ja säilytetään pseudonymisoituna siten, ettei tietoja yhdistetä asiakkaaseen. Tietoja tarvitaan kuntayhtymän kuntaosuuksien määrittämistä, liikennesuunnittelua ja tutkimusta varten. Matkakorttinumero tai muu mahdollinen asiakkaaseen liitettävä tieto säilytetään nousutiedoissa lippujen validoinnin sekä muiden joukkoliikennejärjestelmän kannalta keskeisten toimenpiteiden toteuttamiseksi tarvittava aika. Tämän jälkeen tiedoista poistetaan asiakkaan identifioiva tieto.
10. Sijainti- ja liikkumistietoa (mukaan lukien päätelaitteen) kerätään ainoastaan asiakkaan itse antaman nimenomaisen suostumuksen perusteella, ja sitä käytetään palvelun paikantamiseksi (kuten reittioppaan käyttämiseksi sijaintipaikassa), kohdennettuun häiriö-, asiakas-, ja markkinointiviestintään sekä mahdollisesti erikseen selvitetysti matkalippuseurantaan, liikennesuunnitteluun ja tutkimukseen. Asiakas itse antaa ja peruuttaa antamansa suostumuksen sijainti- ja liikkumistiedon käsittelyyn.
11. Kaupunkipyörien käyttöä koskevat tiedot kuten käyttöhistoria (mistä minne asemalle ajettu, aika/päivämäärä, kilometrimäärä), tieto siitä, että henkilö käyttää parhaillaan pyörää (käyttöönottoaika)
12. Maksutiedot eri kanavissa
13. Lupa-, kielto- ja muut vastaavat tiedot
14. Palautetiedot annetusta asiakaspalautteesta

4. Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen käsittelyn pääkäyttötarkoitus on kuntayhtymän tehtävien toteuttaminen sekä liikennepalvelujen tarjoaminen asiakkaalle. Tähän liittyvät seuraavat kokonaisuudet, joissa henkilötietoja käsitellään:

• Palvelun toimittaminen sisältäen matkalippujen/matkustuspalvelun myynnin, käytön, validoinnin, tarkastamisen sekä muut vastaavat matkan toimittamiseen liittyvät tehtävät (lipputieto, maksutieto, perustieto ja välinekohtainen tieto).
• Asiakkuuden hoitaminen kuten asiakaspalvelu, sopimushallinta, epäselvyyksien selvittäminen ja muu hallinnollisissa tehtävissä tapahtuva henkilötietojen käyttö.
• Asiakasviestintä kuten häiriö-, tiedote- ja uutisviestit sekä näitä koskevat tilaukset (sijainti- ja liikkumistiedot käyttäjän niin salliessa).
• Markkinointiviestintä asiakkaan suostumuksella (markkinointiluvan antaneet), jolloin asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä HSL:n asiakaspalveluun ja asiakas voi itse poistaa antamansa sähköisen markkinointiluvan.
• Kuntalaistiedon käyttö julkisen liikenteen järjestämiseen liittyvissä tehtävissä kuten lipputulojen ja toimintakulujen kuntaosuuksien määrittäminen, tariffitukioikeuden todentaminen ja tilastointitarkoitukset kuntalain (410/2015) mukaisen perussopimuksen perusteella.
• Palveluiden kehittäminen sisältäen mm. kuormitustutkimuksen ja kokonaismatkojen sekä matkaketjujen analyysin, liikennejärjestelmän, reittien ja linjastojen kehittämisen sekä digitaalisten palveluiden kehittämisen.

Kuntalaistieto ja palvelukehitykseen liittyvä tieto käsitellään mahdollisuuksien mukaan siten, että siitä ei pystytä tunnistamaan yksittäistä henkilöä.

5. Palveluiden personointi ja profilointi

Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia HSL voi hyödyntää asiakkaasta kerättyjä tietoja myös profilointi- ja personointitarkoituksiin. 

Personoinnin pohjana on asiakkaan asiakassegmentin määrittäminen perustuen eri kriteereihin, joita asiakkaasta tiedetään (esim. mitä palveluja asiakas käyttää). Asiakassegmenttejä voidaan muodostaa liiketoiminnassa eri käyttötarkoituksia varten. Tällaisia personointiin perustuvia käyttötapoja ovat mm.: markkinointiviestinnän personointi sekä liikennetapahtumista tiedottaminen esimerkiksi sijainnin tai ilmoitetun asuinalueen perusteella.

Profiloinnin tuloksena syntyneitä tietoja ei luovuteta palveluketjun ulkopuolisille kolmansille osapuolille ilman asiakkaan nimenomaista suostumusta. Asiakkaalla on kuitenkin aina oikeus vastustaa häntä koskevien profiloinnin perusteella syntyneiden henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointiin. Asiakkaan aikaisemmin antama suoramarkkinointia koskeva suostumus on peruutettavissa ilman eri rajoituksia. 

6. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraavin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin oikeusperustein:

1. Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b):

• Palveluiden toimitus asiakkaalle
• HSL:n sovellusten asentaminen ja asennuksen mukainen käyttö, sekä tietokoneen selaimesta tarjottavien online-palveluiden rekisteröityminen ja rekisteröitymisen mukainen käyttö
• Rekisteröitymättömien käyttäjien HSL:n eri sivustoilla tapahtuva käyttö

2. Rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus (joka on asiakkaan peruutettavissa milloin tahansa) (GDPR 6 art. 1.a):

Eri palveluiden osalta matkustustiedon jatkokäyttö yli sen, mikä on välttämätöntä maksutapahtumien ja sopimuksen täytäntöönpanoksi, sekä tähän liittyviksi välittömiksi toimenpiteiksi (kuten matkalipun validointi). Tällaista jatkokäyttöä voi olla esimerkiksi käyttötietojen hyödyntäminen eri palvelukohtaisten alarekistereiden välillä.

• Suoramarkkinointi
• Sijainti- ja liikkumistiedon kerääminen ja käyttö
• Huoltajan antama suostumus lapsen henkilötietojen käsittelyyn

3. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteiden velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6 art. 1.c).

4. Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (GDPR 6 art. 1.e).

5. Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja –vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut (GDPR 6 art. 1.f).

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään, ja keräämistä tapahtuu kohdassa 2 mainittujen palveluiden käyttöönoton, rekisteröitymisen, käytön ja asiakaspalvelun yhteydessä.

Muita säännönmukaisia tietolähteitä HSL:n asiakasrekisterin tiedoille ovat:

• Kolmannen osapuolen tunnistamiseen ja mobiilipalvelukäyttöön liittyvät tiedot: Asiakkaan tietoja voidaan saada myös HSL:n verkko- ja mobiilipalveluiden käytön yhteydessä mukaan lukien myös kolmannen osapuolen tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyvät tiedot.
• Asiakastietojen päivitys niitä tarjoavista palveluista: Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys-, tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavilta rekisterinpitäjiltä, sekä asuinaluetta ja asiakkuuksia kuvaavia tietoja tarjoavista palveluista. Henkilötietoja saadaan kuntalaisuustarkistukseen liittyen väestötietojärjestelmästä.
• Käytön toteutumatiedot kerätään kunkin palvelun käytön mukaan.
• Kaupunkipyöräpalvelusta saadut tiedot kuten kaupunkipyörien käyttöä koskevat tiedot.
• Sijainti- ja liikkumistietoja kerätään esimerkiksi kortinlukijoiden, paikannustiedon ja päätelaitteen avulla.
• Nousutiedot kerätään kulkuneuvoon nousemisesta esimerkiksi matkakortinlukijalla.
• Päätelaitteella tilattavien lippujen osalta vastaanotetaan tietoja myös operaattoreilta.
• MaaS-kumppaneiden asiakasrekisteristä HSL:lle siirtyvät tiedot.

8. Henkilötietojen säilytysaika

HSL soveltaa seuraavia säilytysaikaperiaatteita:

1. Tilaus-, toimitus-, osto- ja maksutietoja säilytetään soveltuvan lainsäädännön edellyttämä aika.
2. Asiakkuuden perustietoja säilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin on tarpeellista osapuolten oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseksi.
3. Palvelukohtaisia tietoja säilytetään palvelukohtaisten periaatteiden mukaan.
4. Pseudonymisoitua nousutietoa säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista kuntayhtymän kuntaosuuksien määrittämistä, liikennesuunnittelua ja tutkimusta varten.

Edellä mainittujen säilytysaikaperiaatteiden lisäksi HSL säilyttää henkilötietoja pääsääntöisesti enintään kolme (3) vuotta, ellei pidemmälle säilytysajalle ole asiallista perustetta.

HSL arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta vuosittain, ja poistaa tiedot joiden säilyttämiselle ei ole perustetta. Lisäksi HSL toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

9. Henkilötietojen vastaanottajat sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

HSL voi käyttää tietojen käsittelytehtävien teknisessä, kaupallisessa tai operatiivisessa toteuttamisessa HSL:n lukuun toimivia sopimuskumppaneita, joille saatetaan siirtää tehtävien kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tällaisia sopimuskumppaneita ovat esimerkiksi EU-alueella sijaitsevat järjestelmätoimittajat.

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa ulkopuolisille henkilöille tai organisaatioille seuraavasti:

1. Palvelun toimittamiseksi maksupalvelukumppaneille.
2. Kaupunkipyörien osalta HKL:lle ja Espoon kaupungille, jotka ovat kaupunkipyörärekisterin yhteisrekisterinpitäjiä.
3. Palautteen välittämiseksi niille tahoille, jotka vastaavat HSL:n vastaanottamaan palautteeseen liittyvien korjausten tekemisestä.
4. HSL voi luovuttaa asiakastietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
5. Puolesta-asioinnin edellyttämät tiedot puolesta-asiointiin oikeutetulle taholle.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. HSL varaa kuitenkin mahdollisuuden tällaisiin siirtoihin tulevien liikekumppaneidensa osalta tällaiseen maahan soveltuvaa lakisääteistä menettelyä noudattaen.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakkaita koskevat tiedot on suojattu seuraavalla tavalla:

1. Rekisterinpitäjän ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu asiakasrekisterin suojauksesta.
2. Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
3. Järjestelmätoimittajat hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
4. Rekisterinpitäjän asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
5. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Jokainen käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on myönnetty.
6. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:

• Oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että rekisteröityä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä tietyt EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR 15 art.) määritellyt tiedot.
• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tiettyjä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR 21 art.) määriteltyjä tarkoituksia kuten suoramarkkinointia varten.
• Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (GDPR 7 art.).
• Oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä (GDPR 16 art.).
• Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa (GDPR 17 art.).
• Oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR 18 art.) määritellyissä tilanteissa.
• Oikeus saada tietyissä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR 20 art.) määritellyissä tilanteissa rekisteröityä koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR 77 art.).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat tarkemmat ohjeet löytyvät osoitteesta www.hsl.fi/tietosuoja. Rekisteröity voi pyytää jäljennöksen henkilötiedoistaan maksutta kerran vuodessa.

13. Muutokset

HSL:n tietosuojakäytäntö muodostaa osan HSL:n tarjoamia palveluita ja muita sopimusehtoja asiakkaan ja HSL:n välillä. HSL voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ilmoittamalla muutoksista sovellustiedottein, verkkosivuille laitettavilla ilmoituksilla, sähköpostitse, tai ilmoittamalla asiasta palvelupisteissä tai päivitysten yhteydessä.